Assistant(e) au pôle mutualisé de secrétariat

Référence : 2025-1864435

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Direction Départementale des Territoires des Yvelines (DDT 78)
  • Localisation : 35 RUE DE NOAILLES 78011 VERSAILLES CEDEX
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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Date limite de candidature : 14/04/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Débutant
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Au sein du pôle mutualisé de secrétariat, créé le 01/09/2022, vous serez amené(e) à assurer, en collaboration avec une équipe de 3 assistants de catégorie C, les missions suivantes  :
- Suivi du courrier (entrant et sortant) et des parapheurs dématérialisés mis à la signature de la direction  
- Contrôle qualité du courrier sortant

- Accueil et orientation des appels téléphoniques résiduels du  serveur vocal interactif dans les services
- Réservation des salles et la création de liens visio
- Gestion des messages de la boîte fonctionnelle ddt@yvelines.gouv.fr
- Préparer l'arrivée ou le départ des agents de la DDT
- Participer à la gestion financière des services (saisie sur CHORUS DT ou Formulaires)
- Gestion des fournitures
- Préparation et mise à jour de tableaux de suivi (congés, grévistes,...)
- Publication des arrêtés et décisions sur le site de la Préfecture
- Préparation d'évènements organisés par les services (colloques, séminaires)

Par ailleurs, afin d'assurer la qualité du service rendu, il/elle collabore à l'identification des procédures et outils à mettre en place ainsi qu'au partage des informations et compétences.

Liaison hiérarchique :
L'assistant(e) de service est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du/de la chef.fe de pôle et de son adjoint.e.
Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction.
Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui.
Il/Elle joue un rôle d'interface entre les services et le secrétariat général commun.
A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs des services.

Profil recherché

Compétences techniques : pratique des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Mélanie,...)

Compétences transversales : sens de l'organisation, méthode, rigueur, aptitude à rendre compte.

Compétences relationnelles : sens du travail en équipe, discrétion, sens de l'accueil

Modes d'acquisition : formation, compagnonnage.

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

  • laurent.dore@yvelines.gouv.fr
  • violaine.moniot@yvelines.gouv.fr

Qui sommes-nous ?

Les Yvelines comptent 1,4 million d'habitants et 262 communes. Ce département de l'Ouest parisien, caractérisé par de forts contrastes, est concerné par des enjeux forts et variés dans les domaines des politiques de logement, d'aménagement urbain du Grand Paris, de patrimoine architectural, de tourisme et de préservation des espaces agricoles et naturels.
Deuxième département d'Île-de-France par sa superficie, il est le premier en termes d'industrie et compte plusieurs zones urbaines sensibles, ainsi que des opérations de rénovation urbaine importantes. Il comporte deux opérations d'intérêt national et se caractérise par de forts enjeux en termes de logements sociaux.
Les Yvelines forment également un département rural, où l'activité agricole, forestière et cynégétique tient une place importante. La préservation de l'environnement, notamment les espaces naturels et la bonne gestion de la ressource en eau, est un enjeu essentiel.
La DDT 78 est située dans un bâtiment historique sur le site de Noailles dans le centre-ville de Versailles, dans un cadre agréable (parcs, commerces) et à proximité des deux gares de RER et de TER (à 15 min de la gare Montparnasse ; sur la ligne de TER Paris-Chartres).

À propos de l'offre

  • Karine BOSTON Chargée de contrôle de gestion des activités métiers et des outils de pilotage - Cheffe du PMS
    Tél : 01 75 27 82 24 / 06 73 63 53 78 - karine.boston@yvelines.gouv.fr

    Violaine MONIOT Adjointe - Responsable du PMS
    Tél : 01 75 27 82 25  - violaine.moniot@yvelines.gouv.fr

    Laurent Doré Adjoint au directeur départemental des territoires laurent.dore@yvelines.gouv.fr

  • Matérielles : informatique (OpenOffice), bureau partagé (2 agents par bureau)
    Horaires et saisonnalités : selon règlement intérieur
    Conditions particulières : complémentarité des horaires entre les agents du pôle pour assurer le service sur l'amplitude 8h45 - 17h30.
    Télétravail possible et soumis à l'avis du responsable hiérarchique.
    NBI : 10 points

    N° RenoiRH du Poste :
    1220780020

    Cotation du poste :
    IFSE Groupe 1 ou 2 en fonction de l'ancienneté dans le corps

  • Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l?issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties. 

  • Susceptible d'être vacant

  • Assistante / Assistant de direction

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