Assistant(e) au secrétariat particulier de la directrice des ressources humaines

GROUPE RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Tenue et fiabilité de l’agenda :
- tenue des agendas de la directrice, de son adjoint(e), du sous-directeur des personnels et de son adjointe ;
- organisation des déplacements de la directrice, de son adjoint(e), du sous-directeur des personnels et de son adjoint en liaison avec les chauffeurs ;
- gestion des salles de réunion (réservation, mise en place de la salle) ;
- participation à la réunion hebdomadaire du comité de direction (début de réunion pour le suivi de l’agenda) ;
- gestion des permanences (week-end et parlementaires) ;
- suivi quotidien des réunions interministérielles.
Gestion des courriers et dossiers :
- mise en forme de courriers et notes ;
- suivi du courrier réservé (acheminement et départ) ;
- tenue du chrono des courriers signés par la directrice ;
- préparation de dossiers (entretien de gestion, réunion bilatérale, etc.) en liaison avec la cheffe de cabinet de la directrice et/ou les chefs de bureau.
Accueil
- réception des appels téléphoniques et tenu d’un tableau de suivi ;
- mise à jour des tableaux de suivi et archivage.
Votre environnement professionnel
Activités du service
La direction des ressources humaines comprend un service et trois sous-directions :
- La mission de gouvernance ministérielle des ressources humaines ;
- La sous-direction des personnels ;
- La sous-direction de l’action sociale et de l’accompagnement du personnel ;
- La sous-direction du recrutement et de la formation (implantée sur le site de Lognes).
Composition et effectifs du service
Le secrétariat de direction est composé de deux assistant(e)s.
Liaisons hiérarchiques
La directrice des ressources humaines.
Le chef de service, adjoint à la directrice des ressources humaines, chargé de la mission de gouvernance ministérielle des ressources humaines.
Le sous-directeur des personnels et son adjoint.
La cheffe de cabinet.
Liaisons fonctionnelles
Les bureaux de la direction des ressources humaines, les directions d’administration centrale, les préfectures et le réseau interministériel.