Assistant.e chargé.e des moyens généraux

•    Assurer le suivi des prestataires externes (nettoyage, sécurité, etc.) ;

•    Veiller à l’organisation des locaux et à leur bon état général.

Ø  Suivi des procédures internes / archivage

•    Participer aux procédures internes concernant le pôle ;

•    Suivre et mettre en œuvre la politique de classement et d’archivage des documents du groupement.

En cas d’absence, l’assistant.e en charge des moyens généraux assure l’intérim de l’assistant.e de direction, en assistant le Directeur général et la Directrice générale adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail :

Ø  Accueil et gestion administrative

•   Accueillir les visiteurs et les orienter

•   Gérer les appels téléphoniques et les courriers (réception, tri, distribution) ;

•   Assurer le suivi et l'organisation de l'agenda du directeur (prise de rendez-vous, réunions, déplacements, etc.) ;

•   Préparer et rédiger divers documents : dossiers des réunions, courriers, notes administratives, comptes rendus, décisions du directeur général.

Ø  Gestion des réunions des différentes instances

•    Participer à l’organisation logistique des séances des différentes instances en particulier des assemblées générales, du bureau et du conseil d’administration ;

•    Assurer le suivi des participations, du quorum et des votes ;

•    Préparer et envoyer les dossiers afférents aux différentes instances ;

•    Suivre la mise à jour des textes ainsi que leurs publications ;

•    Mettre à jour les listings, notamment lors du renouvellement des membres des instances.

Elle est chargée d'assister le Directeur général et la Directrice générale adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail et de contribuer au bon déroulement des activités du groupement en lien avec les pôles de l’Agence et ses partenaires externes (membres des instances de gouvernance du groupement, cabinets ministériels, DIJOP, DS, INSEP, CREPS, services déconcentrés, fédérations sportives…).