ASSISTANTE CHEF DE PÔLE TECHNIQUE - COMMUNE DE LAMBESC
Référence : O013241018000468
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Lambesc
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattachée hiérarchiquement au Chef de Pôle Technique, les missions principales sont les suivantes:
* Assiste le Chef de pôle et ses collaborateurs dans le traitement et le suivi de dossiers spécifiques
* Apporte une assistance permanente au Chef de pôle en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'alerte et d'accueil
* Gère et suit de manière autonome certains dossiers liés à l'activité du Chef de pôle
* Est un relais entre les différents agents, les directions, les services et les élus pour la transmission et la remontée d'informations auprès de son supérieur hiérarchique
* Assure l'interface avec les interlocuteurs internes et externes
Activités principales:
* Accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction
* Recherche et diffusion d'informations
* Organisation permanente de la vie professionnelle du Chef de Pôle "
* Organisation et planification des réunions
* Gestion et suivi du courrier
* Suivi des projets et activités du pôle
* Planification des absences
* Suivi administratif et financier des marchés liés au Pôle
* Gestion budgétaire du service administratif et suivi budgétaire de l'ensemble des services du Pôle
* Suivi administratif et établissement d'arrêtés municipaux
* Gestion des interventions
* Relations avec les fournisseurs et traitement des bons de commande
* Communication avec les différents services et les agents du Pôle
* Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs
Profil recherché
Savoirs:
* Organisation et services de la collectivité
* Règles de fonctionnement, missions, activités, procédures, circuits et partenaires de la collectivité
* Compétences en organisation et gestion du temps
* Orientations stratégiques et projets des Services Techniques
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, connaissance des normes rédactionnelles
* Règles internes de la commande publique (fondamentaux)
* Principes rédactionnels des documents administratifs (note de synthèse, compte rendu...)
* Techniques et outils de communication
* Techniques et outils de gestion budgétaire
* Tableaux de bord, outils de planification et suivi (Maîtrise de la construction d'outils de reporting, de planification, de suivi et de tableaux de bord)
* Maîtrise de l'organisation d'événements et des protocoles
* Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage, et des techniques de numérisation
* Techniques de secrétariat (prise de note)
Savoir-faire:
* Accueillir le public avec amabilité
* S'adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d'accueil à chacun
* Utiliser les applications bureautiques et informatiques liées à son activité et en particulier SOLON, Post Office, Act Office, SIG et le Pack Office (Word, Excel, Publisher, Powerpoint)
* Maîtriser l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, doodle...)
* Etablir une relation de confiance avec le Chef de pôle et ses collaborateurs
* Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers, note, compte rendu, délibérations, décisions, arrêtés municipaux...
* Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
* Respecter les délais de transmission des documents et informations
* Identifier les sources d'information pertinentes et savoir les exploiter
* Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
* Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
Savoir-être:
* Rigueur et organisation
* Discrétion, confidentialité
* Capacité d'adaptation et de priorisation
* Esprit d'initiative
* Réactivité, dynamisme, rapidité d'exécution
* Polyvalence
* Autonomie et esprit de collaboration
* Diplomatie, courtoisie, aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Sens du service public
* Respect de la hiérarchie
* Ponctualité
* Disponibilité
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 12 mois
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Maire à l'adresse suivante:
Mairie de Lambesc
6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Ou par mail: ressources.humaines@lambesc.fr -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 17/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
