Assistant·e chef de projet PEGASE/Rérent·e-Coordinateur·trice outils de scolarité
Référence : 2025-1810468
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Institut National Polytechnique de Toulouse
- Localisation : INP-DEVE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la DEVE, l’Assistant·e/Référent·e sera rattaché·e à la Directrice des Etudes et de la Vie étudiante (N+1).
Le poste sera axé dans un premier temps sur l’assistance au déploiement de l’outil Pégase et évoluera à terme, dans un délai de 6 mois environ, vers des fonctions de réferent-coordinateur en appui aux activités de scolarité pédagogique.
Assistance au déploiement de l’outil PEGASE en lien avec le chef de projet :
- Coordination des formations dédiées aux utilisateurs de PEGASE (gestionnaires de scolarité, nouveaux collaborateurs, vacataires)
- Centralisation, clarification du besoin utilisateurs sur PEGASE : traitement et suivi des anomalies (enrichissement d’une FAQ), escalade des anomalies auprès de PCSCOL pour retour vers les équipes de scolarité (diffusion des bonnes pratiques, rédaction de protocoles, process...)
- Tester les montées de version du logiciel PEGASE, revue du paramétrage et des procédures métiers associées
- Appui au chef de projet PEGASE sur la communication interne de l’avancement du projet (actualités Intranet, newsletter interne...)
- Représenter l’établissement au sein des réseaux (AMUE, Comue expérimentale de Toulouse, etc.). Conseiller et dialoguer avec les différents interlocuteurs internes (référents fonctionnels des applications, référents techniques) et externes (autres acteurs du site toulousain déployant l’outil PEGASE)
Référent-coordinateur outils et appui aux activités de scolarité pédagogique :
· Accompagnement des services de scolarité et assistance fonctionnelle :
· Référent outils de scolarité pédagogique et animation des groupes de travail dédiés : PEGASE, ADE (emploi du temps), Eudonet (stages), Ametys-ODF (offre de formation partie pédagogique), OSE (charges d’enseignement) … : planification des réunions des cellules, travail sur le paramétrage des outils, formation aux outils, suivi des évolutions...
· Gestion et suivi du coffre-fort numérique pour la diffusion des documents de scolarité aux étudiants (relevé de note, attestation de diplôme, certificat de scolarité)
· Collecte des données/indicateurs pour les enquêtes liées au cursus pédagogique et à l’insertion professionnelle (CTI, CDEFI), consolidation, traitement et analyse des données scolarité (tableau de bord de pilotage, lien PEGASE et SI scolarité (SID, ADE, OSE...)
Missions transverses en appui aux services de scolarité et dans le périmètre des activités de la DEVE :
- Collecte et suivi des arrêtés de composition des jurys
- Collecte et suivi des demandes d’aménagement et des aides financières aux étudiants en situation de handicap, gestion d’un tableau de bord pour enquête annuelle
L’assistant·e/référent·e pourra être sollicité·e pour participer à d’autres projets transverses et à d’autres dispositifs, et seconder la directrice de la DEVE au-delà de ce périmètre initial.
Profil recherché
Savoirs :
- Expérience du métier scolarité dans l’enseignement supérieur ;
- Bonne connaissance des formations de l’enseignement supérieur et du système LMD
- Maîtrise tableurs (Excel ou autres) ;
- Maîtrise des outils bureautiques nécessaires à la création des documents de formation et des procédures/modes opératoires.
Savoir-faire :
- Capacité à travailler dans l’urgence, à résoudre des difficultés, à proposer des solutions ;
- Appui à la conduite de projet ;
- Animer des groupes de travail ;
- Planifier des actions et suivre leur avancement ;
- Élaborer et rédiger des tableaux de bords, des notes d'information, des documents de synthèse (procédure, process, mode opératoire).
Savoir-être :
- Autonomie, esprit d’initiative ;
- Capacité d’adaptation ;
- Capacité de reporting ;
- Sens de l’organisation ;
- Sens des relations humaines (travail en multi-site, avec des équipes différentes)
Profil recherché :
- Expérience souhaitée dans un établissement d’enseignement supérieur dans un environnement scolarité.
- Niveau d’études : Bac+3
La personne sera formée à sa prise de poste sur l’outil PEGASE en cours de déploiement dans l’établissement ainsi que sur les autres outils afférant à ses fonctions.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.
Descriptif du service
Le poste se situe à la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE) au sein des services centraux de Toulouse INP.
La DEVE est en charge du pilotage des formations, de la coordination centrale de la scolarité, de l’organisation des instances liées à la formation, de la gestion et du suivi de la vie étudiante. Composée de 4 personnes, elle assure un rôle d’interface important avec les scolarités et les directions des études des écoles sur les actions transversales pour lesquelles une réponse commune doit être apportée : veille règlementaire, dossier d’accréditation, enquêtes, procédures et documents de scolarité, tarifs, questions liées aux outils de scolarité, questions actées dans les instances de décision.
À propos de l'offre
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Statut :
CDD de 12 mois renouvelable
Catégorie/BAP :
Cat. A-ASIBAP J (J3C44 – Assistant-e en gestion administrative)
Rémunération :
Selon expérience et grille indiciaire de la fonction publique des corps d’ASI + prime de 200€
Avantages :
- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage)- Campus accessibles en transport en commun
- Subvention restauration collective
- Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale …)
- Complémentaire santé prise en charge à hauteur de 15€
- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein
- Possibilité d’organiser son temps complet sur 4,5 jours
- Possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours
- Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents
- Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours)
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
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Ce poste nécessite une mobilité sur l’ensemble des campus de Toulouse INP (Prépa des INP, INP-AgroToulouse, INP-ENSEEIHT et INP-ENSIACET) situés sur Toulouse, Labège et Auzeville.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Responsable de service de scolarité
