Assistant(e) d'unité(s) – H/F H/F

L’assistant(e) d’unité(s) a la charge de la gestion et de l'organisation administrative de son ou ses unité(s). Il/elle assiste le responsable d’unité(s) afin de lui apporter une aide permanente en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Suivre les projets et activités de la direction

Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou de dossiers.
Assurer la coordination du calendrier institutionnel.

Renseigner et mettre à jour les divers tableaux de suivi d'indicateurs ou d'activité de la direction.
Participer à la constitution de dossiers en lien avec les obligations réglementaires (rapport d'activité, Papripact, DUERP….).
Contribuer à la fluidité et au partage de l'information, en assurant la diffusion des informations institutionnelles et administratives auprès du personnel.
Assurer une veille sur l'actualité médico-sociale, secteur handicap en particulier.
Réceptionner et centraliser l'ensemble des commandes de l'institut en lien étroit avec le service financier.

Participer à la gestion administrative du personnel :

Suivre les plannings, les différents types de congés et autorisations d’absences.
Devenir le référent  octime.

Participer, en lien avec la DRH, à la gestion administrative du personnel (demande et suivi de contrats, constitution des dossiers administratif d'embauche, gestion des absences, déclaration accident de travail, visite médicale, variables de paies…).
Participer, en lien avec la DRH à la rédaction et à la diffusion des offres d’emplois de son unité, au tri des candidatures, à l'organisation des entretiens et assurer les réponses aux candidats.
Participer en lien avec la DRH, à l’organisation et à la gestion administrative des formations, à l'organisation et à la gestion des campagnes d'entretiens managériaux.
Participer en lien avec la DRH au développement de la politique jeunesse : accueil stagiaire, alternant, service civique…
Assurer la gestion en lien avec la DRH de l'accueil de stagiaire au sein de l'institut, de la définition du besoin ou de la demande avec établissement et vérification des conventions de stage et l'ensemble de la logistique nécessaire à l'accueil.
Participer à l’organisation des déplacements du personnel et à l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Assurer la réponse aux questions des professionnels de premier niveau RH.
Répondre aux enquêtes (ARS…), travail en lien avec la chargée de mission qualité (AGEVAL) sur création ou mise à jour de procédures.

Organiser, animer et assurer la planification des réunions en lien avec la QVT/le dialogue social et le DUERP :
Organiser la logistique des réunions.
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction.
Respecter des délais de transmission de documents avant les réunions.
Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus des réunions.