Assistant(e) de direction - Cabinet IA-DASEN
Référence : MENJ-16-2025-25878
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de l'Académie de Toulouse
- Localisation : 10 Rue Amiral Courbet 65000 TARBES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre d’un remplacement au sein de la DSDEN des Hautes-Pyrénées (Tarbes), du 01/09/2025 au 07/11/2025, l’Académie de Toulouse recherche un(e) assistant(e) de direction - Cabinet de l’Inspectrice d’Académie.
📍 Poste à pourvoir immédiatement – possibilité de prolongation.
Sous l’autorité de l’Inspectrice d’Académie – Directrice académique des services de l’Éducation nationale (DASEN) et du Secrétaire général, l’assistant(e) de direction assure les missions suivantes :
Encadrement et coordination de l’activité du cabinet
- Tenue du secrétariat de l’Inspectrice d’Académie et du Secrétaire général.
- Animation du cabinet de la direction académique.
- Gestion de l’agenda de l’Inspectrice d’Académie et du Secrétaire général, avec arbitrage des priorités.
- Constitution des dossiers, organisation, préparation et suivi des réunions, notamment celles des conseils d’IEN.
- Organisation des visites : mise en place logistique et pratique.
- Appui à l’Inspectrice d’Académie et au Secrétaire général dans l’organisation quotidienne.
- Gestion des sollicitations adressées à l’Inspectrice d’Académie et au Secrétaire général.
- Diffusion et relais des requêtes auprès de l’ensemble des services et personnels.
- Gestion des affaires réservées.
Accueil et gestion des communications
- Accueil physique et téléphonique au niveau du cabinet : réception, orientation, information des visiteurs.
- Suivi du courrier réservé.
- Rédaction de projets de réponses à certains courriers.
- Mise en forme des dossiers complexes.
- Réservation des salles de réunion.
- Gestion de la messagerie fonctionnelle de la DSDEN en seconde ligne.
- Réception et traitement des courriels.
Relations internes et externes
- Contacts directs avec les différents interlocuteurs et partenaires internes et externes.
- Diffusion des informations auprès des partenaires concernés.
Organisation d’actions protocolaires et suivi administratif
- Contribution à l’organisation de certaines actions officielles ou protocolaires, comme la cérémonie du souvenir.
- Mise à jour de l’organigramme de la DSDEN et diffusion aux différents partenaires.
- Remontée des grèves au niveau départemental.
- Signalement des congés du personnel.
Ce poste stratégique et polyvalent requiert une grande rigueur, une excellente organisation, le sens de la confidentialité, ainsi qu’une aisance relationnelle dans un environnement administratif exigeant.
Profil recherché
Précisions particulières relatives au poste :
Capacité d’adaptation au rythme propre au fonctionnement d’un cabinet, avec des horaires variables selon les pics d’activité.
Connaissances requises :
- Connaissance appréciée du système éducatif, avec maîtrise de l’environnement professionnel, de l’organisation des services de l’Éducation nationale et de leurs missions.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, avec bonnes connaissances des techniques de secrétariat : gestion de l’agenda, accueil et prise de messages, gestion des parapheurs, rédaction et mise en forme de documents, enregistrement et classement.
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale, avec connaissance des aspects protocolaires et de la communication institutionnelle.
Compétences opérationnelles :
- Savoir planifier, hiérarchiser les priorités et respecter les délais : sens de l’organisation, méthodologie, rigueur et fiabilité.
- Faculté d’évaluation et de priorisation des demandes, avec capacité à assurer un suivi rigoureux et fiable.
- Aptitude à répondre aux besoins, à appréhender les situations et à apporter des solutions appropriées, y compris dans un contexte d’urgence (gestion des aléas).
- Capacité à analyser un dossier ou une situation avec discernement, à gérer les impératifs quotidiens et les pics d’activité, et à rendre compte à la hiérarchie.
- Maîtrise de la rédaction de courriers administratifs et personnels, ainsi que des outils bureautiques et logiciels spécifiques.
Compétences comportementales :
- Grande capacité d’adaptation, anticipation et réactivité.
- Sens de l’organisation, esprit d’équipe et qualités relationnelles développées.
- Disponibilité et polyvalence.
- Respect strict de la confidentialité, loyauté et discrétion professionnelle.
- Sens du service public.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Académie de Toulouse recrute régulièrement des contractuels pour assurer des remplacements, à temps complet ou incomplet, de 1 à 12 mois, au sein de ses services académiques (DSDEN).
Ce poste, basé à la DSDEN des Hautes-Pyrénées (Tarbes), s’exerce en collaboration étroite avec l’Inspectrice d’Académie et le Secrétaire général.
À propos de l'offre
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Expérience préalable en cabinet et/ou en assistanat de direction ou poste assimilé souhaitée.
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Assistante / Assistant de direction
