Assistante de Direction - CACEM

Assister le directeur et les chefs de service de la Technopole dans leurs missions

Gestion administrative et financière
Mise en ½uvre des procédures budgétaires internes (engagement, bon de commande, suivi du mandatement des factures...) via l'application métier CIRIL
Suivi du budget de la Direction / Suivi trimestriel des dépenses
Suivi des dépenses dans le cadre du contrat de projet Etat-Région-Département Martinique pour l'opération "CREANOV" : dispositif de soutien à l'innovation
Participer à la bonne tenue des relations fournisseurs : relance, suivi des paiements en relation avec la direction des Finances
Accueil téléphonique et physique de la Direction
Conception et rédaction de courriers, notes, PV...
Gérer et coordonner les agendas de la directon
Planifier et organiser des réunions, commission attractivité économique et innovation (préparation des salles, des documents,...), accueil des participants
Rédaction de compte-rendus
Assistance technique aux Services et projets specifiques
Suivi des dossiers d'accompagnement individuels/collectifs (courriers, conventions, cahier
des charges...)
Organisation des comités de pilotage et/ou techniques pour la pépinière agrotransformation
Participer à l'organisation des actions de promotion et de sensibilisation à l'innovation
Participer à l'animation du réseau Technopole : suivi administratif, compte-rendu, logistique
Aide à la conception, réalisation et mis à jour des outils web
Alimentaton du blog CAP INNOVATION à partir de Word Press
Assurer le secrétariat de la commission Attractivité Economique et Innovation (convocation, phoning auprès des élus, constitution du dossier, prise de notes, compte-rendu...)
Informer par mail les élus des prochaines commissions
Point régulier avec les directeur du developpement économique et Technopole pour la bonne tenue de la CAEI
Utilisation de l'application métier DOTELEC pour transmission des notes en bureau et conseil communautaires et Fast-Elus
Suppléer l'assistante Pépinière d'entreprises Agora
Assurer l'accueil physique et téléphonique des porteurs de projet
Fournir les premiers éléments d'information aux futurs hébergés (critères d'éligibilité)
Veiller à ce que les locaux et les équipements soient mis à disposition des entreprises dans les conditions d'utilisation et de sécurité optimale
Distribution du courrier
Suivre les dépenses propres au fonctionnement de la pépinière
Accueil des prestataires et veiller à ce qu'ils aient accès aux lieux pour leurs interventions
Gérer la maintenance des équipements (climatisation, téléphonie, informatique..) notamment en créant des "demandes d'intervention" aux services supports
Gestion des travaux de secrétariat proposés aux entreprises dans le cadre des prestations de services logistiques et gérer leur prise en compte au moment de la facturation
Gérer les réservations de l'espace de coworking (mise à jour planning, réception des règlements,...)