Assistant(e) de direction - COLLECTIVITE DE CORSE
Référence : O02A241030001249
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Ajaccio
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la direction de la qualité des comptes, l'agent est chargé du secrétariat de la direction.
Le poste est à temps complet et est basé à Aiacciu.
Réceptionner, traiter et diffuser les informations
Réaliser les travaux de bureautique
Suivre les projets et activités du service
Participer et organiser les réunions
Organiser la vie professionnelle du directeur
Trier, classer et archiver les documents
* Réceptionner des informations (courriels, appels téléphoniques, supports papiers).
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services.
* Gérer le standard : réception des appels, prise de message, orientation des appels vers les différents services.
* Comprendre les informations et éventuellement les reformuler par écrit.
* Diffuser les informations en fonction de leur nature et des procédures internes du service, de la Collectivité.
* Utiliser l'outil informatique.
* Mettre en forme tous types de courriers, de documents.
* Saisir des documents de formes et de contenus divers.
* Photocopier et assembler des documents.
* Préparer des dossiers, des documents pour le directeur.
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
* S'assurer du respect des procédures internes du service et relancer si nécessaire.
* Réceptionner les éléments d'informations de suivi de l'activité.
* Vérifier la validité des informations transmises.
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings à jour, etc...)
* Prendre des notes lors des réunions
* Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux, relevés de conclusions
* Transmettre les comptes rendus, procès-verbaux, relevés de conclusions
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
* Organiser les déplacements.
* Trier, classer et archiver des documents
* Anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage
* Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
Profil recherché
Connaissances de l'environnement institutionnel
Connaissances des services de la Collectivité de Corse
Maîtrise des logiciels financiers
Bonne connaissance de la M57
Utilisation des outils bureautiques
Capacité à travailler en équipe
Respect des délais impartis
Grande capacité d'autonomie
Rigueur et organisation dans le travail
Sens de la communication, aisance relationnelle
Forte exigence de confidentialité
Travail de bureau
Horaires réguliers (hors pics d'activité)
Autonomie dans l'organisation du travail
Missions définies et suivies par le directeur.
À propos de l'offre
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merci de transmettre votre candidature (lettre de motivation + cv en un seul document adressé à Monsieur le Président du Conseil Exécutif de Corse uniquement par courrier électronique à l'adresse suivante : mobilita@isula.corsica
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
