ASSISTANT(E) DE DIRECTION - COMMUNAUTE INTERCOMMUNALE REUNION EST
Référence : O974260106000267
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Saint-Benoît
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'assistant(e) de direction organise et gère l’emploi du temps du directeur, assure l’accueil, la réception et l’orientation des correspondants dans la Direction aussi bien physique que téléphonique. Elle apporte un appui à la Direction ou aux Responsables en termes d’organisation, de gestion, suivi administratif ou comptable, de classement, d’archivage et de gestion du service.
Elle participe au développement des dossiers confiés par les responsables.
• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation du public sur les différents services de la Direction
• Orienter les appels téléphoniques vers les services et le cas échéant prendre des messages.
• Organiser et gérer l’emploi du temps du directeur
• Assurer l’enregistrement des courriers arrivés que des courriers envoyés
• Procéder à la répartition des courriers dans les différents services
• Rédiger et mettre en forme les courriers administratifs de la Direction
• Gérer les parapheurs : mettre à la signature, réaliser les corrections, le suivi et les envois
• Saisir les différents rapports, comptes rendus des réunions de la Direction
• Assurer le classement et l’archivage des documents de la Direction
• Procéder à l’affichage des notes de service
• Assurer le suivi des factures, le classement dans les dossiers de la Direction ainsi que la transmission à la Direction des Finances
• Enregistrer les demandes de congés, les faire valider par la Direction
• Réceptionner les arrêts de travail, et les transmettre au service RH
• Délivrer les tickets restaurant ainsi que les fiches de paie à l’ensemble des agents de la Direction
• Rédiger les pré-engagements, les transmettre à la Direction des Finances, suivre les bons de commande et la facturation
• Saisir les lettres de consultation
• Mettre en forme les documents techniques remis par les responsables et participer à la composition des dossiers
• Photocopier, scanner et réaliser l’archivage de l’intégralité des dossiers
• Réaliser les ordres de services de démarrage des prestations
• Contrôler les dossiers techniques, en assurer la diffusion et les mettre en signature
• Assister la Direction lors de la passation de marchés publics
• Assister la Direction dans la gestion du patrimoine de la Collectivité, en relation interne et avec les prestataires
Profil recherché
• Connaissance en matière de lecture, d’écriture et d’orthographe
• Connaissance en matière de règles et de procédures administratives du service, et d’archivage
• Connaissance en matière de rédaction, bon niveau d’expression écrite
• Connaissance des principes d’organisation administrative générale
• Connaissance des notions et terminologies techniques applicables aux différents domaines d’activités de la Direction
• Etre capable d’utiliser un ordinateur
• Etre capable de mettre en forme ou d’élaborer des documents avec les outils bureautiques (Word, Excel,…) et d’utiliser les logiciels spécifiques à l’activité de la Direction
• Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Etre capable de faire de l’analyse budgétaire
• Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Etre capable d’appliquer les procédures liées à l’activité administrative de la Direction, y compris l’archivage et la gestion du patrimoine de la Collectivité
• Posséder des capacités de rigueur et le sens de l’organisation
• Avoir le sens de la communication et du relationnel
• Etre capable de réguler des relations au travail
• Etre attentif et vigilant à l’image de son travail, de la Direction et de la Collectivité
• Etre assidu, disponible et faire preuve de discrétion professionnelle et de neutralité
• Etre capable de rendre compte d’un état d’avancement d’échelon ou d’une situation
• Etre réactif en cas de dysfonctionnement, de difficulté
• Avoir une attitude d’écoute et un comportement professionnel dans des situations de revendications, de réclamations
• Faire preuve de diplomatie dans les relations avec les interlocuteurs de la Direction
• Etre capable de travailler en équipe
• Amplitude de travail de 7h30 à 16h00, avec des possibilités de moduler suivant les besoins et obligations des missions du service
• Relations avec les prestataires
À propos de l'offre
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Merci d'adresser votre lettre de motivation et Curriculum Vitae à l'attention de : Monsieur le Président de la CIREST par mail :
recrutement@cirest.fr.
Veuillez préciser obligatoirement dans l'objet de la lettre de motivation l'intitulé du poste précité et la
référence de l'offre d'emploi.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
