Assistante de direction - COMMUNE D'ARLES
Référence : O013251014000200
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Arles
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Poste rattaché au Directeur des Bâtiments et au Chef de Pôle
Assurer le secrétariat courant de la direction : accueil, gestion des appels (selon le degré d'urgence avec CR à la direction), traitement du courrier et des courriels ainsi que l'agenda.
Organiser et suivre les réunions : convocations, ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes rendus.
Gérer la circulation de l'information au sein des services et avec les partenaires internes/externes.
Assurer la gestion administrative des dossiers : classement, archivage, mise à jour de documents, suivi des échéances.
Appuyer la direction dans la préparation et le suivi des dossiers administratifs, budgétaires ou techniques.
Participer à la gestion logistique : commandes de fournitures, organisation de déplacements, gestion des moyens matériels.
Contribuer à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décision (tableaux de bord, synthèses, notes).
Suivi des effectifs, des formations et des absences en lien avec la DRH.
Appui à la gestion des marchés publics : préparation de pièces administratives, suivi des échéances.
Participation à la mise à jour des fiches de poste et à l'accueil des nouveaux arrivants.
Contribution à l'amélioration des outils et procédures internes : formalisation des bonnes pratiques, gestion documentaire.
Cette liste n'est pas exhaustive?: d'autres missions relevant du cadre d'emploi pourront être confiées à l'agent.
Assurer le secrétariat de la direction et du pôle
Assurer le traitement du courrier, l'archivage et des mails et agenda
Assurer le standard téléphonique le cas échéant
Suivi et mises à jour des tableaux de bords et outils dématérialisés
Scan des pièces techniques, envoi des bons de commande et mises à jour des D.O.E
Assurer le calendrier du Directeur et chef du chef de pôle, prise de rendez-vous et organisation de réunion
Assurer la continuité du service en l'absence du gestionnaire comptable
Profil recherché
Réactivité face aux différentes demandes d'intervention, accusé de réception des demandes
Notion de base en comptabilité et connaissance des procédures administratives
Motivation, ponctualité, disponibilité, intégrité
Sens de l'organisation, méthode et initiative
Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word et Excel exigés)
Bon contact avec le public
Sens de la rigueur et de l'organisation
Connaissances techniques souhaitées
Capacités rédactionnelles
Disponibilité
Confidentialité et discrétion
À propos de l'offre
-
CV et LM
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Adjoint technique, Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint technique principal de 2ème classe
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 15/11/2025
-
Assistante / Assistant de direction
