Assistant(e) de direction - COMMUNE DE CABANNES
Référence : O013250701000041
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Cabannes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès du Maire et de la DGS. Il/Elle est l'interface privilégiée entre les différents acteurs de la collectivité (élus, services, public) et contribue à la fluidité de l'information et au bon fonctionnement des instances municipales.
1. Accueil Physique et Téléphonique et Secrétariat Général :
* Assurer l'accueil physique du public et des élus au secrétariat général.
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques avec professionnalisme.
* Prendre et transmettre efficacement les messages.
* Appliquer les règles de communication et de protocole en vigueur.
* Gérer administrativement les bureaux municipaux et les besoins des élus.
* Assurer la gestion, la participation et le suivi des Comités de Direction.
* Préparer, en collaboration avec l'agent référent et la DGS, les dossiers du Conseil Municipal et assurer le suivi des délibérations (comptes rendus, procès-verbaux, etc.).
* Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.
2. Assistance auprès de Monsieur le Maire et Madame la DGS :
* Gérer l'agenda complexe de Monsieur le Maire : organisation des rendez-vous, réunions, remplacements, déplacements.
* Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, diaporamas, courriers, notes de synthèse, etc.) avec rigueur et clarté.
* Collecter les informations nécessaires et préparer les dossiers en amont des rendez-vous.
* Assurer le suivi des projets et activités de la direction, en veillant au respect des échéances.
* Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions prises.
* Organiser la logistique et le matériel nécessaires aux réunions.
* Assurer la veille et le suivi du circuit des parapheurs soumis à la signature.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction.
* Participer à la conduite de projets transversaux impliquant la direction.
* Assurer une assistance administrative ponctuelle aux élus du Conseil Municipal.
* Jouer un rôle de coordination et de communication fluide entre le Maire, la DGS, les élus et les services municipaux.
3. Collaboration avec le Service Communication et Événementiel :
* Actualiser et maintenir à jour le listing protocolaire.
* Diffuser les invitations pour les événements et assurer le suivi des confirmations de présence.
* Apporter un soutien logistique lors de la préparation et de l'animation des événements municipaux.
* Assurer la transversalité de l'information et la coordination quotidienne avec le service communication concernant les agendas, les événements, les actualités diverses et le suivi des publications réglementaires.
Profil recherché
Profil Recherché :
* Niveau d'études : BAC + 2 minimum.
* Expérience significative et réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.
Compétences Requises :
Savoirs et Connaissances :
* Maîtrise avancée des outils bureautiques et du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Excellente maîtrise de l'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire).
* Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus spécifiquement d'une mairie.
* Connaissances en droit public appréciées.
* Capacité à prendre des notes précises et à réaliser des synthèses claires.
Savoir-faire :
* Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
* Maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, gestion documentaire).
* Excellentes compétences en gestion du temps : planification, gestion d'agenda, hiérarchisation des priorités et respect des délais.
* Rigueur et réactivité dans le suivi des dossiers du Maire et de la DGS.
* Respect strict des procédures administratives.
* Aptitude avérée au travail transversal et à la coordination avec différents services et interlocuteurs.
Savoir-être :
* Sens du respect de la hiérarchie et des élus.
* Engagement fort envers l'obligation de discrétion et le secret professionnel.
* Grande disponibilité et réactivité face aux sollicitations.
* Qualités relationnelles développées, notamment un sens de l'écoute et une aptitude au travail en équipe et collaboratif.
* Rigueur, sens de l'organisation et autonomie dans la réalisation des tâches.
* Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des situations de stress.
Conditions Matérielles :
* Lieu de travail : Hôtel de Ville.
* Temps de travail : Horaires fixes, 36 heures hebdomadaires.
* 36h hebdomadaires : 6 jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) par an.
* *Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + CIA + prime annuelle (sous condition)
* Avantages sociaux : CNAS + Chèque CADHOC + CET + titres restaurant + participation employeur prévoyance et mutuelle
À propos de l'offre
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CV + LM
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
