Assistant(e) de direction - COMMUNE DE CABANNES

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès du Maire et de la DGS. Il/Elle est l'interface privilégiée entre les différents acteurs de la collectivité (élus, services, public) et contribue à la fluidité de l'information et au bon fonctionnement des instances municipales.

1. Accueil Physique et Téléphonique et Secrétariat Général :
* Assurer l'accueil physique du public et des élus au secrétariat général.
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques avec professionnalisme.
* Prendre et transmettre efficacement les messages.
* Appliquer les règles de communication et de protocole en vigueur.
* Gérer administrativement les bureaux municipaux et les besoins des élus.
* Assurer la gestion, la participation et le suivi des Comités de Direction.
* Préparer, en collaboration avec l'agent référent et la DGS, les dossiers du Conseil Municipal et assurer le suivi des délibérations (comptes rendus, procès-verbaux, etc.).
* Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.

2. Assistance auprès de Monsieur le Maire et Madame la DGS :
* Gérer l'agenda complexe de Monsieur le Maire : organisation des rendez-vous, réunions, remplacements, déplacements.
* Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, diaporamas, courriers, notes de synthèse, etc.) avec rigueur et clarté.
* Collecter les informations nécessaires et préparer les dossiers en amont des rendez-vous.
* Assurer le suivi des projets et activités de la direction, en veillant au respect des échéances.
* Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions prises.
* Organiser la logistique et le matériel nécessaires aux réunions.
* Assurer la veille et le suivi du circuit des parapheurs soumis à la signature.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction.
* Participer à la conduite de projets transversaux impliquant la direction.
* Assurer une assistance administrative ponctuelle aux élus du Conseil Municipal.
* Jouer un rôle de coordination et de communication fluide entre le Maire, la DGS, les élus et les services municipaux.

3. Collaboration avec le Service Communication et Événementiel :
* Actualiser et maintenir à jour le listing protocolaire.
* Diffuser les invitations pour les événements et assurer le suivi des confirmations de présence.
* Apporter un soutien logistique lors de la préparation et de l'animation des événements municipaux.
* Assurer la transversalité de l'information et la coordination quotidienne avec le service communication concernant les agendas, les événements, les actualités diverses et le suivi des publications réglementaires.