Assistant(e) de Direction - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'AVEYRON
Référence : O012251003000020
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Rodez
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le poste est rattaché à la Direction Générale du Pôle, sous l'autorité du Directeur Général Adjoint.
Placée directement sous l'autorité du DGA, l'assistant(e) de direction assure à titre principal l'accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle.
L'assistant(e) de direction apporte un appui permanent au DGA en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il/ elle assure la coordination et/ ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.
Secrétariat/ pilotage de l'agenda
Gestion des parapheurs entrants et sortants
Prendre les initiatives nécessaires a?n d'assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle...).
Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, ...) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances
Accueil téléphonique et physique
Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle
Gestion de l'agenda du DGA
Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA
Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents
Taches administratives
Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, ?ches synthétiques, rapports
Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis
Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter
Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, ...)
Suivi de dossiers transversaux
Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés
aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)
Assurer un lien transversal ef?cace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du " groupe Aveyron
Coordination et préparation des entretiens annuels
Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente, - rétroplanning, regroupement des rapports, relances,....)
Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs
Fonction de référent sur des sujets spéci?ques (numérique,...)
Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints
Profil recherché
COMPÉTENCES ET APTITUDES
Compétences métier
Connaissance générale des services de la collectivité et du " groupe Aveyron
Maîtrise de la communication, orale et écrite
Maîtrise des techniques de secrétariat, d'accueil et des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, internet)
Capacités rédactionnelles et relationnelles
Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés
Aptitudes requises
Rigueur, discrétion et disponibilité
Sens de l'organisation, de l'anticipation
Posséder des capacités d'initiative, de priorisation des tâches et de réactivité : qualités personnelles permettant de faire face rapidement à des situations relationnelles délicates et/ou complexes, garantir les réponses dans les délais
Capacité à travailler de manière autonome, à être force de proposition, notamment dans un objectif d'amélioration et d'optimisation des procédures, (classement, traitement des courriers, notes,...) en veillant à intégrer les process collectifs mis en place par la collectivité
Posséder des capacités d'accueil et un bon sens relationnel
Capacité à travailler en équipe
Etre capable de véhiculer une image valorisante du Pôle et de la collectivité
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Formation et expérience
Formation et/ou expérience dans la gestion administrative confirmée
CONDITIONS D'EXERCICE
Contexte du poste/contraintes
Disponibilité pour s'adapter aux rythmes et horaires de travail variables
Situation de travail parfois délicates nécessitant tact et sens de la discrétion
Nombreux contacts externes et internes
À propos de l'offre
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les candidatures sont à déposer directement sur Aveyron.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Assistante / Assistant de direction
