Assistant(e) de direction - Direction des services judiciaires (Portalis - DPMO)
Référence : 2025-1951422
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des Services Judiciaires
Direction des services judiciaires - Localisation : Ministère de la Justice - Direction des services judiciaires 35 rue de la Gare – 75019 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le titulaire du poste, placé sous l’autorité du secrétariat particulier du directeur, assure la gestion du secrétariat des pôles rattachés au cabinet du directeur des services judiciaires (direction de programme Portalis, direction de projet « modélisation des organisations »).
A cet égard, ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes
- Gestion de l’emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l’agenda électronique)
- Gestion de l’organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
- Gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec de l’agence de voyages dédiée au ministère
- Gestion des arrivées ponctuelles (demande de badge) et des arrivées / départs du service (fiche navette)
- Mise à jour des annuaires et des organigrammes
- Commande de matériels
- Demande d’intervention informatique
- Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations
- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation)
- Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers
- Navette courrier entre le M3 et le M2
Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par le directeur des services judiciaires et la cheffe de cabinet de la direction des services judiciaires ainsi que par la directrice de programme Portalis et la directrice de projet.
Profil recherché
Connaissances
Bonnes connaissances de l’institution judiciaires et de son organisation
Bonne maitrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook…
Savoir-être
Faire preuve de rigueur
Savoir gérer l'urgence et faire preuve de réactivité
Avoir le sens des relations humaines et de l'accueil
Faire preuve d'une parfaite discrétion professionnelle
Etre force de proposition et avoir l'esprit d'initiative
Respecter la confidentialité et le devoir de réserve
Avoir le sens du service public
Avoir des capacité d'adaptation
Savoir-faire
Avoir le sens de l'organisation et de la méthode
Savoir anticiper et prioriser
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Avoir des capacités rédactionnelles
Avoir une bonne expression écrite et orale
Compétences attendues
Expérience d'au moins 2 ans - première expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Félicie CALLIPEL, directrice de programme Portalis - felicie.callipel@justice.gouv.fr
- Stéphanie FORAX, directrice de projet DPMO - stephanie.forax@justice.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La direction des services judiciaires (DSJ) règle l’organisation et le fonctionnement du service public judiciaire. A ce titre, elle élabore les statuts des magistrats et fonctionnaires des services judiciaires et assure le recrutement, la formation, l’emploi ainsi que la gestion des ressources humaines. Elle réglemente et contrôle l’activité des personnes qui collaborent directement à l’exercice des fonctions juridictionnelles.
La DSJ participe à l’élaboration des projets de lois ou de règlements ayant une incidence sur l’organisation et le fonctionnement judiciaire et elle élabore les textes de création ou de suppression, d’organisation et de fonctionnement des juridictions de l’ordre judiciaire. La direction des services judiciaires détermine les objectifs stratégiques et opérationnels, définit les besoins de fonctionnement et d’équipement, répartit les ressources et les moyens entre les différents responsables fonctionnels ou territoriaux.
Le cabinet du DSJ :
- assure la gestion des ressources humaines de la direction en liaison avec les services du secrétariat général ;
- gère les besoins informatiques et logistiques ;
- suit les questions des parlementaires et les requêtes des particuliers ;
- assure le développement et la coordination de la communication interne et externe de la direction, anime le réseau des magistrats délégués à la communication, en liaison avec les chefs de cours d’appel ;
- prépare les propositions relatives aux distinctions honorifiques.
Descriptif du service
· La direction de projet « modélisation des organisations » porte des projets transverses visant à accompagner les juridictions vers une organisation lisible et efficiente. Il s’agit notamment de mettre en œuvre la modélisation des équipes juridictionnelles, d’élaborer un référentiel d’organisation du travail prenant en compte la spécificité de l’organisation judiciaire et de proposer des projets développant les pratiques collaboratives, source d’innovation et intégrant des processus de changement organisationnels permettant l’amélioration des conditions de travail.
· Portalis est un programme de la direction des services judiciaires du ministère de la Justice pleinement inscrit dans le plan de transformation numérique (PTN) de la Justice. Il a pour objectif la refonte des 8 applicatifs métiers actuellement utilisés en juridiction en matière civile (Winges CPH, WinCi TGI, WinCi CA, CITI, TUTI Maj, TUTI Min, NATI, SATI), en un applicatif modernisé ayant vocation à devenir le socle commun de la chaîne applicative civile.
L’outil Portalis a pour second objectif de dématérialiser la procédure de bout en bout et de permettre la communication électronique avec les différents partenaires institutionnels.
L’applicatif de la justice civile de demain poursuit son déploiement national lancé en 2023 au sein des 209 conseils de prud’hommes ; celui-ci ayant vocation par la suite à s’étendre à moyen terme au sein des 164 tribunaux judiciaires et à plus long terme au sein des 36 cours.
À propos de l'offre
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Restauration :
oui
Accessibilité en transport / Parking :
RER (RER E – arrêt Rosa Parks / RER B – arrêt la Plaine Stade de France)Tram (T3b – arrêt Rosa parks)
Métro (ligne 7 – arrêt Corentin Cariou / ligne 12 – arrêt Front populaire)
Bus 239 ou navette privée « Icade » (arrêt Parc du Millénaire)
Parking sécurisé : voiture, moto, scooter et vélo
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Composition et effectifs du service
Le secrétariat particulier du directeur est composé de 3 agents : 2 agents de catégorie B et 2 agents de catégorie C.
La direction de programme « Portalis » comprend 26 personnes : 2 magistrats, 9 agents de catégorie A et 15 agents de catégorie BLa direction de projet « Modélisation des organisations » est composée de 8 acteurs métiers et 2 contractuels : trois magistrats, trois directeurs des services de greffe, un greffier, une secrétaire administrative, une chargée de mission contractuelle et un chargé d’études contractuel.
Votre hiérarchie
Le poste d’assistant(e) de direction est placé sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du secrétariat particulier rattaché au cabinet du directeur des services judiciaires. L’autorité hiérarchique est assurée conjointement par la directrice de programme Portalis et la directrice de projet.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
