Assistant(e) de Direction - Direction générale - Gestion des affaires médicales -Secrétariat général

·       Arrivée d’un nouveau directeur : PV d’installation, délégations de signature ; transmission au Comptable du trésor et à la Préfecture et affichage

·       Régies d’avances et de recettes : frappe et diffusion, mise à jour selon les mouvements de personnel (à la demande de la responsable facturation)

·       Congés du Directeur : mail de demande de congés à l’ARS 

·       Téléphone : filtrage des appels ; prise de rendez-vous

·       Frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents

·       Rapport d’activité (annuel) : collecte des informations, frappe et mise en forme du document, édition, diffusion

·       Organisation de réunions : réservation de salle, envoi de convocations 

·       Mise à jour du dossier informatique relatif aux astreintes (administratives et médicales)

·       Dossiers partagés : mise à jour de certains documents, ordre du jour du CODIR, veille réglementaire Sentinelle, ordre du jour du Directoire…

·       Gestion et transfert des mails 

·       Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques 

·       Classement / archivage

·       Mise à jour du site FHF 

Affaires médicales

·       Gestion du tableau des gardes et astreintes des médecins : chaque mois, collecte des informations pour réalisation du tableau et diffusion interne (intranet), mise à jour régulière

·       Gestion des demandes d’intérims médicales (Dans le respect des règles du marché) + gestion de l’ordre de mission + recherche d’hébergement (gîtes, hôtel, internat…)

·       Publication des gardes sur intranet chaque mois (médecins, administratives, etc…) et mise à jour

·       Publication de la vacance de postes médicaux sur le site du Centre National de Gestion des Praticiens Hospitaliers : Préparation de la liste avec le Directeur des Affaires Médicales, suivi, réception des candidature(s), rédaction des avis CME et chef de pôle et envoi. 

Gestion des affaires médicales 

·       Gestion du dossier des praticiens PH : procès-verbal d’installation, demande des pièces administratives, copie des diplômes… ; rédaction du contrat d’engagement de service public exclusif ; 

·       Suivi des renouvellements de contrat d’engagement de service public exclusif (et diffusion)

·       Suivi des renouvellements de contrat des praticiens contractuel (et diffusion)

·       Diffusion des arrêtés