Assistante de direction - Direction Générale du GHU F/H en CDD

MISSIONS DU POSTE :
- Fonctionner sur l’ensemble des missions en binôme avec l’assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d’assurer une continuité dans la gestion des dossiers
- Pour le Secrétaire Général :
o   Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés
o   Assurer la gestion de l’agenda du Secrétaire général
o   Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
o   Assurer l’accueil physique et téléphonique au secrétariat
o   Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe
o   Aide sur le dossier logements GHU
- Pour la Directrice de la communication :
o   Accueil téléphonique
o   Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
o   Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
o   Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda de la directrice de la communication,
o   Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
o   Planification des congés de l’équipe
o   Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions
o   Préparation et suivi de dossiers,
o   Reproduction des documents,
o   Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions,
o   Mettre à jour les listes de diffusion, + modérateurs et les fichiers
o   Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site AP-HP. Nord
o   Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance…)
- Pour le chargé des finances et du contrôle de gestion :
o   Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés
o   Assurer la gestion de l’agenda du Secrétaire général
o   Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
o   Assurer l’accueil physique et téléphonique au secrétariat
o   Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe