Assistante de direction - Direction Générale F/H

ACTIVITES
L’assistante de direction recrutée sera en charge du secrétariat de l’adjointe à la directrice sous le tutorat de l’assistante de direction de la directrice d’HEGP.
Missions générales :
-          Assurer le secrétariat de l’adjointe à la directrice de l’HEGP, et des deux directrices des opérations de l’HEGP
-          Assurer des missions d’appui à la gouvernance des blocs opératoires en lien avec la directrice des opérations en charge des blocs
-          Assurer la gestion de l’hôtel hospitalier en lien avec l’adjointe à la directrice
Missions permanentes :
-          Prise de rendez-vous et gestion des agendas
-          Préparation des documents relatifs à l’agenda
-          Organisation de réunions et des instances
-          Réservation des salles de réunion et préparation de ces salles
-          Gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG2 et diffusion,
-          Gestion des congés de l’adjointe à la directrice et des DOP
-          Aide aux tâches administratives et logistiques des Directrices des opérations (commande de consommables pour les services, lien avec l’informatique en cas de soucis …)
-          Gestion des arrivées et des départs au sein de ces directions
-          Gestion du courrier et des fax
-          Commandes et gestion des fournitures et autres prestations
Missions partagées avec l’assistante de la direction :
-          Accueil téléphonique et physique
-          Réservation de salles de réunion relevant de la direction et installation
-          Demandes SMAX et SAPHIR
-          Assurer l’intérim de l’assistante de direction pendant son absence
Les missions pourront évoluer en fonction de l’actualité et de la charge de travail des deux assistantes de direction.