Assistant(e) de direction - Ezy sur Eure

Sous la responsabilité de la Cheffe du service à la Population, vous aurez en charge la gestion du courrier (enregistrement, dispaching,) mais aussi la gestion de l'agenda du Maire et la rédaction des courriers de la Direction ou du Maire (assistanat de direction) l'accueil du public en collaboration avec les trois autres agents du service qui, chacune, dispose d'un domaine réservé. Le domaine réservé de ce poste est la gestion des salles communales, des relations avec les associations et l'assistanat de Direction.
Les trois autres postes du service ont en charge individuellement l'urbanisme pour l'une et la communication et l'Etat-Civil pour l'autre. Un contrat aidé est en charge des passeports/CNI.

Activités et tâches principales du poste :
* Assistanat de direction : gestion des RDV Maire et DGS, rédaction de courriers, réponses aux administrés
* Relations avec les associations (en lien avec l'adjoint en charge du monde associatif) : gestion des plannings d'occupation des salles, rédaction des conventions d'occupation, gestion des demandes de matériel, débit de boissons, préparation des états des lieux, subventions associations, etc.
* Gestion des salles communales : visite de salles, gestion des réservations, tenue de la régie, états des lieux.

En polyvalence au sein d'une équipe de 3 agents dont la responsable :
* Accueil physique et téléphonique du public : état civil (mariages, recensement...), pièces d'identités, signalements, gestion des cartes de déchetterie, etc.
* Traitement du courrier : enregistrement et distribution dans les différents services, mails Mairie, déplacements quotidiens à La Poste
* Facturation cantine, utilisation du logiciel, Encaissements, Cimetière en polyvalence.

Activités secondaires du poste :
* Participation aux élections