ASSISTANT.E DE DIRECTION - HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
Référence : O067251023000316
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Auprès du directeur, de l'administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l'Assistant/e de direction est chargé(e) d'assurer le secrétariat de cette partie de l'établissement, à savoir :
1) Assister la Direction dans la mise en ½uvre de l'activité et la gestion quotidienne :
- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;
- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts...) ;
- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;
- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;
- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;
- Assurer l'organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande
2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d'administration :
- Préparer le Conseil d'administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l'organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;
- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).
Activités secondaires :
- Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ;
- Contribuer à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ;
- Etablir des tableaux de bord de suivi d'activités ;
- Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions
- Coordination de la supervision des conventions
- Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l'établissement.
Profil recherché
Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent
Expériences : Assistant·e de direction
Caractéristiques du poste nécessitant une grande polyvalence et capacité d'adaptation à des situations variées
Intérêt artistique
SAVOIRS
- Culture administrative au sein d'une collectivité ou d'un établissement public ;
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l'anglais et/ou de l'allemand.
SAVOIR-FAIRE
- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Gestions des plannings ;
- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);
- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d'urgence ;
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d'accueil, sens de la diplomatie ;
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;
- Sens de l'organisation - Rigueur - Méthode - Discrétion professionnelle
- Capacité à s'adapter à des publics divers
Qui sommes-nous ?
La Haute école des arts du Rhin est l'école d'un fleuve, l'école d'un territoire, l'école d'une époque en ébullition.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d'enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd'hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l'histoire de l'école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l'école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine - exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance - dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l'étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
À propos de l'offre
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Les candidatures (curriculum vitae, lettre de motivation) sont à adresser par mail à : ressources.humaines@hear.fr
Informations complémentaires :
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable Ressources humaines, tél : 03 69 06 37 67
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
