Assistante de direction - LORRAIN

Description du poste à pourvoir
Descriptif de l’emploi

Sous l’autorité directe du Directeur Général des Services et/ou du Maire, l’Assistante de direction assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et relationnel.
Elle contribue au bon fonctionnement de la collectivité en garantissant la fiabilité des procédures, la coordination de l’information et l’interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.

Activités techniques

Assistance administrative et organisationnelle

Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale ;

Gérer l’agenda du Maire et/ou du DGS (prise de rendez-vous, priorisation, préparation) ;

Organiser les réunions, commissions et instances municipales (convocations, logistique, suivi) ;

Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, comptes rendus et délibérations ;

Assurer la gestion et l’archivage des documents administratifs et dématérialisés.

Appui au fonctionnement institutionnel

Préparer les dossiers des élus et de la direction ;

Participer à la préparation des conseils municipaux (convocations, ordre du jour, transmission des actes) ;

Assurer le suivi des décisions, arrêtés et délibérations ;

Veiller au respect des procédures administratives et des délais réglementaires.

Coordination et communication

Assurer la circulation de l’information entre les élus, la direction et les services ;

Être l’interlocuteur privilégié des partenaires institutionnels et administrés pour la direction ;

Contribuer à la qualité de la communication interne et externe.

Gestion administrative transversale

Apporter un appui administratif aux projets transversaux de la collectivité ;

Suivre certains dossiers spécifiques (subventions, conventions, tableaux de bord, indicateurs) ;

Participer à l’amélioration des outils et procédures de gestion administrative.

SAVOIR-FAIRE

Organiser et prioriser les activités dans le respect des échéances ;

Rédiger avec rigueur des documents administratifs et institutionnels ;

Gérer des informations sensibles avec discrétion et confidentialité ;

Maîtriser les outils bureautiques et de gestion administrative ;

Anticiper les besoins de la hiérarchie et faire preuve de réactivité ;

Communiquer avec des interlocuteurs variés dans un cadre institutionnel ;

Travailler en autonomie tout en rendant compte à la hiérarchie.