ASSISTANTE DE DIRECTION - MAIRIE DE HAUTMONT

Référence : O059250408000078

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Hautmont
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 08/05/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Au sein de la direction générale et du cabinet, vous êtes chargé(e) d'apporter une assistance solide et permanente à la DGS, au DGA, ainsi qu'au Maire, en matière d'organisation, et à ce titre, vous assurez notamment :
- Un accompagnement dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels,
- Un accueil et une information de leurs interlocuteurs,
- Un premier niveau de réponse et contribuez à la bonne circulation de l'information,
- Le suivi des projets et activités de la direction, avec la possibilité de suivre certains dossiers en autonomie.

Mission 1 : Gestion des plannings et des rendez-vous
- Organise l'agenda du DGS, du DGA et du Maire, ainsi que la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Organise leurs déplacements
- Assure la gestion de leurs mails
- Assure la logistique des réunions, des séminaires, conférences téléphoniques, visioconférence ou encore conseils municipaux (réservation de dates, de salles, convocations, prestations ....)

Mission 2 : Secrétariat
- Assure en amont des rendez-vous la préparation et le suivi des dossiers du DGS et DGA
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige des courriers et notes
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc....
- Assure le suivi des comptes-rendus
- Rédige les délibérations de la Direction Générale dans le cadre des conseils municipaux
- Effectue un premier contrôle des courriers transmis à la Direction générale ou le Maire par les services
- Assure la circulation efficiente des parapheurs, courriers, notes, dans les meilleurs délais
- Organisation et mise à jour des dossiers, tient à jour le classement de la DGS et du DGA (électroniquement et en papier) et assure l'archivage

Mission 3 : Accueil et communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction générale, le Cabinet et l'ensemble des services
- Prépare et assure le suivi des tableaux de bord et assure un reporting efficace

Profil recherché

SAVOIR :
- Techniques de rédaction des actes administratifs
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet...
- Connaissance du logiciel de courrier DOTELEC appréciée
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et des services de l'Etat
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication orales et écrites
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir respecter les procédures
- Savoir prendre des notes, rédiger, et faire preuve d'une capacité de synthèse pour tout type de documents (compte-rendus, PV, ...)
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

SAVOIR -ETRE :
- Implication dans le travail
- Qualité du travail
- Assiduité
- Disponibilité
- Rigueur / Organisation / fiabilité
- Initiative / capacité à anticiper
- Autonomie
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Actualiser ses connaissances
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Relations avec la hiérarchie
- Respect des valeurs du service public
- Autonomie
- Disposer d'une aisance relationnelle



Diplôme requis pour le poste : BAC +2, BTS assistant de manager (facultatif)
Expérience : Obligatoire sur poste similaire, assistant de cadre de direction, niveau d'expérience souhaité de 3 à 5 ans minimum

À propos de l'offre

  • Vous envoyez votre candidature (CV & LM) à l'adresse mail suivante : ressources-humaines@mairie-hautmont.fr OU déposez la directement en ligne

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

  • Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

  • Vacant à partir du 08/05/2025

  • Assistante / Assistant de direction

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