Assistant(e) de direction - Mairie de JOIGNY

Au sein de la Direction Générale des Services, vous serez chargé(e) d'assurer le secrétariat de la directrice générale des services et de l'assister dans les domaines relevant de l'administration générale de la Ville de Joigny (Yonne).

= Secrétariat des assemblées :
- Suivi de la planification des dates de réunions : Conseil Municipal, commissions...
- Gestion des dossiers relatifs à la préparation et au suivi du dossier au Conseil Municipal, (en lien avec les services : construction de l'ordre du jour, rédaction des notes de synthèse, des projets de délibérations, des relevés de décisions, envoi des documents en Préfecture ou télétransmission ACTES, envoi aux membres du conseil municipal, notifications, contrôle de l'affichage légal et la publication des actes).
- Préparation des dossiers destinés au Maire, adjoints et élus en charge de délégations.
- Présence lors des assemblées, rédaction des procès-verbaux
- Mise en place et gestion d'un classement et de l'archivage

= Secrétariat général :
- Rédaction et suivi des actes administratifs
- Assurer le secrétariat de la Directrice Générale des services, tenir son agenda en lien avec le Cabinet du Maire et le secrétariat de direction de la communauté de communes.
- Gestion des rendez-vous (accueil téléphonique, anticipation et préparation des documents)
- Prise de notes, mise en forme et impression des courriers et documents écrits, rédaction de la correspondance courante et des comptes-rendus de réunions ou de rendez-vous.
- Élaboration des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
- Gestion et suivi des parapheurs D.G.S
- Coordination de certains dossiers (échéancier...)
- Mise en place et gestion du classement et de l'archivage des dossiers en lien avec les services

= Régies :
- Gestion administrative des régies de recettes et d'avances