Assistant/e de direction - Pôle patrimoines H/F
Référence : 2024-1513718
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DRAC Grand Est
DIRECTION REGIONALE DES AFFAIRES CULTURELLES GRAND EST – POLE PATRIMOINES - SITE DE CHALONS-EN-CHAMPAGNE – 3 RUE DU FAUBOURG SAINT-ANTOINE – CS60449 – 51037 CHALONS-EN-CHAMPAGNE CEDEX - Localisation : Châlons-en-Champagne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’assistant/e de direction est placé/e sous l'autorité de la directrice régionale adjointe déléguée chargée du pôle patrimoines et travaille dans la cellule administrative et financière du pôle, sous l’autorité fonctionnelle du ou de la responsable de cette cellule. Il/elle assiste la directrice régionale adjointe déléguée dans l'organisation quotidienne de son travail.
A ce titre, il/elle assure :
-les aspects logistiques de la fonction de direction,
-l’organisation et la création du planning annuel de l'ensemble des services du pôle patrimoines,
-le traitement et l'archivage papier et numérique du courrier,
-la coordination des assistants des chefs de services du pôle patrimoines pour la préparation, l'organisation des réunions et la préparation des dossiers,
-la vérification du bon fonctionnement des circuits administratifs et des rétro plannings,
-les communications écrites avec l'interne et l'externe relevant de la responsabilité de la directrice adjointe régionale déléguée,
-les relations quotidiennes avec la directrice de cabinet et l’assistant de direction de la DRAC Grand Est à Strasbourg pour l'organisation des réunions de direction hebdomadaires et pour la gestion du courrier à la signature de la DRAC et de la préfète,
-la participation active aux points hebdomadaires de la direction du pôle,
-l'organisation des déplacements et réunions de la directrice régionale déléguée sur l'ensemble de la région,
-l’organisation de réunions « internes » ou « externes » (COPIL Unesco, présentation budgétaire aux partenaires…),
-la coordination des secrétaires des services patrimoniaux (CRMH, SRA, musées, service de la documentation patrimoniale) pour l'organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous extérieurs et la gestion des courriers à la signature de la directrice régionale déléguée et de la DRAC,
-la sollicitation auprès des services du pôle à la rédaction des notes et coordination de celles-ci en amont du rendu à la direction de cabinet (demande, rétro planning, relance, relecture, synthèse),
-la mise à jour de l’organigramme du pôle patrimoines,
-la préparation des dossiers de façon générale pour les réunions de la directrice régionale adjointe déléguée,
-la répartition du courrier arrivant sur le site de Chalons auprès des services du pôle patrimoines avec enregistrement dans le tableau de bord,
-le traitement des courriers à la signature de la directrice régionale adjointe déléguée et de la DRAC (provenant de tous les services patrimoniaux des 3 sites (Chalons, Metz, Strasbourg, et des cellules financières des 3 sites), vérification du circuit de validation, relecture, correction, transmission au secrétariat de la DRAC pour signature, tenue de tableaux de bord du courrier entrant et sortant, parapheur papier et électronique.
Profil recherché
Les compétences techniques :
-Maitrise des outils informatiques et collaboratif (word, outlook, excel, internet…)
Savoir-faire :
- comprendre et savoir appliquer une réglementation
- maîtrise de l’expression écrite (courriers, notes, comptes rendus...)
- maîtrise de l’expression orale (échanges téléphoniques avec services de l’Etat, collectivités, partenaires...)
- capacité à travailler en réseau, notamment avec les sites distants de la DRAC Grand-Est
- capacité à se former (évolution des techniques, de la réglementation, des procédures...)
- suivi et respect des délais
Savoir être :
- esprit de synthèse
- rigueur
- discrétion
- impartialité
- sens de l’organisation
- réactivité
- diplomatie, gestion de relations avec des partenaires extérieurs
- capacité au travail en équipe
- capacité au travail à distance
Qui sommes-nous ?
Environnement professionnel :
La DRAC Grand Est est organisée sur 3 sites : le site de Strasbourg est le siège de la direction régionale et abrite la direction déléguée du pôle Création ; le site de Châlons-en-Champagne, celle du pôle Patrimoines ; le site de Metz, celle du pôle Démocratisation culturelles et industries culturelles.
Le pôle Patrimoines est multi-sites (Châlons-en-Champagne, Strasbourg et Metz) et organisé sur chaque site en plusieurs entités : conservation régionale des monuments historiques (CRMH), service régional de l’archéologie (SRA), musées, documentation patrimoniale. Le conseiller architecture est sur le site de Chalons en Champagne.
L’équipe opérationnelle de la direction du pôle patrimoines est basé à Chalons en Champagne. Elle est constituée d’une assistante de direction, d’une responsable administrative, financière et juridique et d’une assistante juridique.
Descriptif du service
Relations hiérarchiques :
Le/la titulaire du poste est placé/e sous l’autorité hiérarchique directe de la directrice régionale adjointe déléguée chargée des patrimoines.
Relations fonctionnelles :
Le/la titulaire du poste est en relation avec l’ensemble des équipes du pôle Patrimoines, les unités départementales de l’architecture et du patrimoine (UDAP), et les services financiers et RH du secrétariat général et des pôles création et démocratisation des industries culturelles.
À propos de l'offre
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Qui contacter ?
Madame Virginie THEVENIN, directrice régionale adjointe déléguée chargée des patrimoines
tél : 03 26 70 36 51 – portable : 06 08 76 02 21 - virginie.thevenin@culture.gouv.fr
Mme Anne DIDELOT, secrétaire générale adjointe en charge des ressources humaines –
tél : 03 88 15 57 29 ou anne.didelot@culture.gouv.fr
Informations :
Envoi des candidatures :
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à adresser à Madame la Directrice régionale des affaires culturelles Grand Est – Palais du Rhin – 2, Place de la République – 67082 STRASBOURG CEDEX, ainsi que par voie électronique aux deux contacts ci-dessus.
Une copie de la candidature doit être obligatoirement adressée par le candidat au service des ressources humaines – bureau des agents de catégories C et B au Ministère de la Culture – 182, rue Saint-honoré – 75033 PARIS CEDEX 01.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du Code du travail des mises en situation et des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute -
Exercice de missions au bureau, déplacement sur les sites possibles ;
Disponibilité, confidentialité
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
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