Assistant(e) de direction - Pôle Populations - MAIRIE DE HAZEBROUCK
Référence : O059240916000027
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Hazebrouck
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Ville d'Hazebrouck, commune de 22000 habitants et ville centre de la Flandre Intérieure, recrute son ou sa futur.e assistant.e de direction pour le Pôle Populations.
Sous la responsabilité directe de la Directrice du Pôle Populations, vous assurez un rôle clé de soutien administratif et organisationnel pour la Directrice et l'ensemble de l'équipe.
Vous contribuez à la gestion quotidienne du service, à la coordination des activités, et à la communication interne et externe.
Poste à temps complet - 37h30 - 15 jours de RTT
Conditions salariales : salaire statutaire - prime 13ème mois
Avantages : Plurelya - Tickets restaurants - participation mutuelle labellisée.
1. Gestion administrative :
o Préparer et rédiger des courriers, comptes rendus, rapports, et notes de service.
o Assurer le suivi des dossiers administratifs en lien avec les missions du Pôle Populations.
o Gérer les agendas, planifier les réunions et rendez-vous, et organiser les déplacements.
o Classer et archiver les documents physiques et numériques.
o Tenir à jour les bases de données et les registres administratifs.
o Participation active à certaines missions spécifiques du pôle (élections, recensement ...)
2. Coordination et support :
o Assurer la liaison entre les différents services et interlocuteurs internes et externes.
o Participer à l'organisation et à la logistique des réunions (convocations, préparation des dossiers, etc.).
o Suivre l'exécution des décisions prises lors des réunions et en assurer le reporting.
o Appuyer la coordination des projets en lien avec les missions du Pôle Populations
3. Accueil et communication :
o Accueillir et orienter les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
o Gérer la communication interne du Pôle Populations (informations, notes internes, etc.).
o Contribuer à la diffusion des informations auprès des agents, des usagers et des partenaires.
4. Gestion budgétaire et suivi financier :
o Participer à la préparation budgétaire en lien avec les chefs de services.
o Assurer le traitement des factures, des notes de frais, et des commandes de fournitures ainsi que la réalisation des engagements de commandes.
o Suivi des dossiers de subventions, d'aide à l'investissement.
Conditions de travail :
* Horaires de bureau standards, avec une certaine flexibilité en fonction des besoins du service.
* Possibilité de déplacements occasionnels en fonction des missions.
Profil recherché
* Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des procédures administratives et de gestion.
- Capacités rédactionnelles solides.
* Compétences relationnelles :
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.
- Discrétion, sens de la confidentialité.
* Compétences spécifiques :
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Expérience en gestion de projets serait un atout.
Formation et expérience :
* Bac +2 minimum (BTS, DUT en assistanat de direction, gestion, administration).
* Expérience en assistanat de direction, idéalement au sein d'un service public ou d'une structure similaire.
À propos de l'offre
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Les candidatures sont à envoyer à :
Madame Valérie BRIDEL - Directrice du Pôle Populations - vbridel@ville-hazebrouck.fr
Monsieur Ludovic DELORAINE - Responsable Ressources Humaines - ldeloraine@ville-hazebrouck.fr / rh@ville-hazebrouck.fr -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
