Assistant(e) de direction – Adjoint(e) au chef du secrétariat

Au sein de la sous-direction de l’emploi des forces, l’assistant(e) de direction adjoint(e) est polyvalent(e). Il/elle est chargé(e) d’apporter son soutien à un service central qui gère l’accueil, le traitement des communications, la gestion administrative et le soutien logistique, contribuant ainsi, à l’organisation et à la fluidité des activités de la sous-direction. De plus, il/elle seconde le chef du secrétariat.

Groupe RIFSEEP : 1


Votre environnement professionnel :

Activités du service

- Traiter l’ensemble des messages arrivants sur les boîtes de messageries organiques.
- Organiser le traitement et la diffusion des informations.
- Gérer les courriers départs et arrivés.
- Gérer les flux de documents entrant et sortant.
- Mettre en forme des documents, le cas échéant, en élaborer (utilisation de Libre Office).
- Suivre différents dossiers : administratifs, RH (formation, appels à volontaires, mutation, chancellerie, etc.), affaires réservées, budget, etc. En assurer le retour aux instances concernées.
- Constituer différents dossiers en synthétisant les informations recueillies.
- Organiser et mettre à jour les dossiers, le classement et l’archivage.
- Prendre en charge les aspects logistiques (commande de fournitures, demande de matériels ou d’interventions techniques).
- Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que l’information de premier niveau des interlocuteurs(trices).
- Organiser les réunions, les commissions et séminaires (préparation, suivi et participation).
- Gérer les déplacements de l’ensemble des personnels.
- Gérer l’agenda et les contacts du commandement.


Composition et effectifs du service
Le secrétariat de la sous-direction de l’emploi des forces (SDEF) est composé d’un chef de service, d’un adjoint et d’un secrétaire. Il est placé sous la responsabilité d’un sous-officier du corps de soutien technique et administratif du grade d’adjudant.
La sous-direction se compose de 70 personnels (militaires et civils) et de plus d’une trentaine d’officiers de liaison.


Liaisons hiérarchiques
L’adjudant, chef du secrétariat (autorité hiérarchique directe) ;
Le général de division, sous-directeur de l’emploi des forces ;
Le colonel, sous-directeur de l’emploi des forces adjoint.


Liaisons fonctionnelles
Secrétariats de la direction des opérations et de l’emploi, autres services de la direction générale de la gendarmerie nationale et services extérieurs.