Assistant(e) de direction – Crous de Paris
Référence : 2025-1966573
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CROUS de Paris
Crous de Paris - Localisation : 13 Rue Santeuil 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSION GENERALE DU POSTE :
Secrétariat de la direction générale de l’établissement et des missions et services qui leur sont directement rattachés.
ACTIVITES :
⚫Assurer l'accueil physique, gérer les messages téléphoniques, les rendez-vous, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
⚫Gérer et traiter les informations écrites et gérer les courriers sortants internes ou externes, signature, expédition…
⚫Assurer l’accessibilité des informations
⚫Gestion des plannings de la direction générale, : réunions, conseil d'administrations, déplacements, réservations de salle, réservations de train et hôtel, séminaires....
⚫Gérer les fournitures de bureau, passer des commandes
⚫Établir une relation d’information et de services avec l’ensemble de l’établissement
⚫Établir des comptes rendus de réunions , ordre de mission
⚫Gérer la constitution et le renouvellement des membres du conseil d’administration en relation avec les institutions et organisations concernées ( Rectorat, Préfecture, collectivités locales, organisations syndicales ….).
⚫Assurer le quorum lors des réunions du conseil d’administration
⚫Planifier, organiser la logistique et assurer le suivi des réunions de l’établissement ( conseil d’administration, réunions préparatoire au CA, réunions avec l'équipe du CODIR, réunions avec les DUG et de chefs de services….. ).
⚫Mettre en forme, dactylographier, saisir, éditer des documents en respectant la charte graphique (courriers, dossier de contractualisation, publications, supports de présentation
⚫Filtrage des interlocuteurs; transmet en interne et en externe les informations pertinentes
⚫Elaborer des notes, des documents administratifs et rédiger des courriers
⚫Établir l’annuaire du Crous de Paris
⚫Assurer le suivi et diffusion des changements de permanences administratives
⚫Traiter des opérations de gestions courantes
⚫Commander des billets de trains ou d’avion lors des déplacements de la direction générale
⚫Préparer les dossiers : constitution, synthèse et mise en forme des documents
⚫Instruire les dossiers relatifs aux affaires générales de la direction ⚫Gérer les recours des étudiants ( accueil physique et téléphonique, prise en charge jusqu’à résolution du dossier ).
⚫Gérer l’ensemble des contacts externes et internes du directeur de l’établissement ( gestion du planning et des rendez - vous , préparation des déplacements, filtrage des interlocuteurs…).
⚫Evaluer l’opportunité des demandes et des documents soumis au chef d’établissement ( courriers, dossiers, documents soumis à sa signature….)
⚫Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à l’unité et à son environnement.
⚫Assurer et traiter les opérations de gestion des réservations de repas pour les groupes scolaires, étudiants et hôte de passage sur les différents restaurants du Crous de Paris
⚫Distribution du courrier au sein des différents services,
⚫Classer, archiver, scanner, photocopier
Profil recherché
COMPETENCES
⚫Avoir une connaissance opérationnelle des structures et du fonctionnement de l’établissement
⚫Entretenir des relations d’écoute et de service avec les interlocuteurs extérieurs, les étudiants et le personnel de l’établissement et faire preuve de réactivité
⚫Développer des capacités d’organisation, d’autonomie dans le travail et de disponibilité
⚫Travailler en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique et animer l’équipe dans un esprit d’efficacité collective
⚫Connaître les techniques de secrétariat
⚫Hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
⚫Gérer la confidentialité des informations
⚫Gérer un système de classement
⚫Rédiger des courriers et des documents administratifs ; maîtriser l’orthographe et la syntaxe, appliquer les normes de présentation administratives
⚫Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur) et spécialisés (InDesign, Illustrator, Photoshop, Publisher, Powerpoint, …)
⚫Connaître l’organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement institutionnel
⚫Transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement
⚫Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives
⚫Utiliser les modes de communication électroniques
⚫Savoir appliquer les règles élémentaires de la gestion du domaine d’activité (traitement de factures, …)
⚫Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes.
⚫Connaître le domaine d’intervention du directeur de l’établissement et les structures de l’environnement institutionnel public et privé ( ministère, rectorat, universités, préfecture, collectivités locales, sociétés de HLM…).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (Crous) de Paris est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation. Il est régi par les décrets n°87-155 du 5 mars 1987 et n°2016-1042 du 29 juillet 2016 relatifs aux missions et à l'organisation des œuvres universitaires. Il a pour mission d’améliorer les conditions de vie et d’étude des étudiants de l'académie de Paris.
La direction générale du Crous de Paris est composée d’un directeur général, d'une directrice adjointe, d’une cheffe de cabinet et de deux assistants de direction.
À propos de l'offre
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ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
L’activité entraîne des contraintes horaires (dépassement d’horaires en cas de travail urgent) et des sujétions particulières (permanences pendant les congés)
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Vacant à partir du 25/06/2025
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Assistante / Assistant de direction
