Assistant(e) de direction – Crous de Paris

⚫Gestion des plannings de la direction générale, : réunions, conseil d'administrations, déplacements, réservations de salle, réservations de train et hôtel, séminaires....

⚫Gérer les fournitures de bureau, passer des commandes

⚫Établir une relation d’information et de services avec l’ensemble de l’établissement

⚫Établir des comptes rendus de réunions , ordre de mission

⚫Gérer la constitution et le renouvellement des membres du conseil d’administration en relation avec les institutions et organisations concernées ( Rectorat, Préfecture, collectivités locales, organisations syndicales ….).

⚫Assurer le quorum lors des réunions du conseil d’administration

⚫Planifier, organiser la logistique et assurer le suivi des réunions de l’établissement ( conseil d’administration, réunions préparatoire au CA, réunions avec l'équipe du CODIR, réunions avec les DUG et de chefs de services….. ).

⚫Mettre en forme, dactylographier, saisir, éditer des documents en respectant la charte graphique (courriers, dossier de contractualisation, publications, supports de présentation

⚫Filtrage des interlocuteurs; transmet en interne et en externe les informations pertinentes

⚫Elaborer des notes, des documents administratifs et rédiger des courriers

⚫Établir l’annuaire du Crous de Paris

⚫Assurer le suivi et diffusion des changements de permanences administratives

⚫Traiter des opérations de gestions courantes

⚫Commander des billets de trains ou d’avion lors des déplacements de la direction générale

⚫Préparer les dossiers : constitution, synthèse et mise en forme des documents

⚫Instruire les dossiers relatifs aux affaires générales de la direction ⚫Gérer les recours des étudiants ( accueil physique et téléphonique, prise en charge jusqu’à résolution du dossier ).

⚫Gérer l’ensemble des contacts externes et internes du directeur de l’établissement ( gestion du planning et des rendez - vous , préparation des déplacements, filtrage des interlocuteurs…).

⚫Evaluer l’opportunité des demandes et des documents soumis au chef d’établissement ( courriers, dossiers, documents soumis à sa signature….)

⚫Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à l’unité et à son environnement.

⚫Assurer et traiter les opérations de gestion des réservations de repas pour les groupes scolaires, étudiants et hôte de passage sur les différents restaurants du Crous de Paris

⚫Distribution du courrier au sein des différents services,

⚫Classer, archiver, scanner, photocopier