Assistant(e) de direction – Direction de cabinet, communication et mécénat + DAF F/H

MISSIONS
L’assistant.e de direction assure le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction de cabinet, de la communication et du mécénat et soutient la Directrice des finances. Il/elle garantit la coordination des agendas, la fluidité de l’organisation, le suivi rigoureux des dossiers et la circulation de l’information. En binôme avec l’assistante de la DG, il/elle contribue au pilotage institutionnel, assure la continuité du secrétariat du DG et appuie les directions communication et mécénat dans l’organisation des réunions, événements et outils administratifs.

TÂCHES PRINCIPALES
Direction de cabinet
1. Fonctionnement en binôme avec l’assistante de la DG
·  Coordination quotidienne et relais en cas d’absence.
·  Harmonisation des agendas Cabinet / DG / Secrétaire général.
·  Mise en forme et diffusion de notes, courriers, dossiers.
2. Gestion de l’agenda et des priorités de la Directrice de cabinet
·  Gestion proactive des rendez-vous et arbitrages.
·  Organisation des réunions : coordination d’agendas, Doodle, réservations, visios.
·  Anticipation des échéances institutionnelles : rappels, temps de préparation.
3. Suivi des instances et coordination interne
·  Suivi des points à inscrire (CODIR, COMEX, CHT).
·  Appui à la préparation des ODJ.
·  Mise à jour d’un répertoire de contacts institutionnels.
·  Relances des directions contributrices.
·  Lien avec les secrétariats de site et coordination GHU/site.

Direction de la communication & mécénat
1. Appui à la Directrice de la communication
·  Gestion de l’agenda, anticipation des échéances.
·  Organisation des réunions internes/externes : réservations, bilatérales, visios + transcriptions.
·  Préparation de dossiers et éléments de contexte.
2. Appui au fonctionnement de l’équipe communication
·  Organisation des staffs, réservations de salles.
·  Gestion des commandes (SAP, prestataires).
·  Mise en page, relecture, circulation des documents internes.
·  Gestion et mise à jour des listes de diffusion.
3. Invitations et protocoles
·  Préparation des invitations électroniques en binôme avec l’assistante DG.
·  Construction des listes d’invités et coordination des VIP.
·  Suivi des inscriptions et identification des venues sensibles.
4. Organisation d’événements institutionnels
·  Anticipation des événements en lien avec DG / Cabinet / Communication.
·  Organisation matérielle : espaces, besoins techniques, interface DSI.
·  Interface logistique.
·  Déplacements ponctuels sur site.
5. Appui ponctuel à la Directrice du mécénat

Direction des finances
1. Gestion de l’agenda de la Directrice des finances
·  Coordination des agendas, anticipation des échéances.
·  Organisation des réunions, réservations, visios, transcriptions.
·  Préparation de dossiers ou notes de contexte.
2. Organisation des rendez-vous et déplacements
3. Accueil physique et téléphonique du secrétariat
4. Diffusion des notes, directives, comptes rendus et courriers internes/e