Assistante de Direction du pôle animation du territoire - TRINITE

L'assistante de direction du pôle animation intervient au sein d'une équipe dynamique dédiée à l'organisation, la gestion et le suivi des activités culturelles et événementielles. Placée sous la responsabilité du responsable du pôle, elle joue un rôle clé dans la coordination et la gestion administrative des projets d'animation, qu'ils soient à destination du public ou en collaboration avec des partenaires extérieurs. Son travail est essentiel pour le bon fonctionnement de l'organisation, la mise en place des événements et le suivi des dossiers en cours.

Sous l'autorité du directeur du Pôle Animation du Territoire (AT), l'assistante de direction assure les missions suivantes :

Apporter une aide permanente en matière d'organisation et de gestion du secrétariat du pôle, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers.
Assurer la gestion de l'agenda,
Organiser l'activité quotidienne du directeur du pôle,
Rappeler les engagements et rdv importants
Trier et dispatching du courrier
Interface entre les élus, les services municipaux et éventuellement des organismes extérieurs ;
Assurer l'accueil du public
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organiser les réunions et faire l'interface avec les services
Gestion des astreintes des agents (planning, suivi...)
Suivi des congés des agents
Suivi des parapheurs à la signature du Maire
Préparer les réunions et les dossiers, classer les documents
Rédiger des cartes, des notes, des courriers et des comptes rendus ;
Suivre toutes les tâches administratives du secrétariat
Travailler en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe