Assistant(e) de Direction F/H
Référence : APHP_2024-13549
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
TYPE DE CONTRAT : Titulaire ou CDI
Mission générale : L’assistant(e) de Direction concourt au bon déroulement de la mission de la Direction
Missions détaillées :
1- Assistance de la Directrice :
· Gérer l’agenda de son supérieur hiérarchique, organiser le planning de l’équipe, planifier les rendez-vous et réunions.
· Planifier les rendez-vous, les déplacements et les réunions.
· Gérer les appels téléphoniques et les mails.
· Préparer les dossiers et assurer le suivi des échéances.
· Rédiger des comptes rendus, notes et courriers.
· Coordonner la circulation des informations entre la direction et les autres services de l’AP-HP.
2- Gestion documentaire et organisation :
· Classer et archiver les documents de manière numérique et physique.
· Gérer les outils collaboratifs et assurer leur mise à jour.
· Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, outils informatiques, supports, etc.).
3- Communication interne :
· Être l’interlocutrice privilégiée des équipes internes et des partenaires externes.
· Créer des présentations visuelles à la demande de la directrice.
4- Contribution aux projets :
· Participer à l’organisation des projets transversaux de la Direction de l’hôtellerie et de la logistique
· Identifier les points de blocage administratifs et proposer des solutions
Mission spécifique : être le référent RH de la direction de l’hôtellerie et de la logistique. Assurer à ce titre la gestion du temps de l’équipe via gestime, être l’interlocuteur de proximité sur les sujets RH en lien avec le département RH de la direction des ressources du siège et participer aux réunions d’information et aux formation organisées par la DRS.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.).
• Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s'adapter aux différents environnements
• Sens de la communication : pour s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l'organisation
• Organisation, gestion des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
• Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager
• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Compétences en communication interne
SAVOIR FAIRE REQUIS
• Gestion des agendas complexes
• Organisation, planification de réunions et visioconférences
• Appui aux besoins informatiques et notamment installation des salles, agendas en ligne et partagés
• Création de supports visuels et présentation.
• Accueil téléphonique
• Traitement des courriels et courriers signés par la Directrice
• Préparation des dossiers de réunion
• Mise en forme de courriers
CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Connaissance de l'organisation de l'AP-HP, de ses missions et de son fonctionnement
• Sensibilisation aux enjeux politiques et stratégiques d'une grande institution publique
• Connaissance des outils de collaboration interne (Teams, Intranet…)
• Connaissance du domaine de la logistique ou logistique hospitalière appréciée
SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de la responsabilité
• Grande discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Fortes qualités relationnelles
• Polyvalence
• Réactivité
PRE-REQUIS
Minimum 5 ans d'expérience en Assistanat de Direction (idéalement dans un environnement hiérarchique complexe) et/ou titulaire du Diplôme d'assistante de direction
Excellentes capacités rédactionnelles
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
