Assistant(e) de direction / Gestionnaire administratif(ve) de l'école doctorale PHF
Référence : 2025-1822259
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Valenciennes
L'université Polytechnique Hauts de France - Localisation : Valenciennes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Aide à la candidature des futurs doctorants ;
- Suivi et conseil des Directeurs de thèse lors du dépôt du sujet de thèse sur ADUM ;
- Suivi de la candidature (dépôt des pièces par le candidat, validation par le Directeur de thèse et la
Direction du Laboratoire, expertise du candidat par le directeur de pôle de l’ED PHF, vérification
auprès de la DRV de la soutenabilité financière de la thèse ;
- Inscription pédagogique en première année et suivantes : vérification de la convention individuelle
de formation et de la charte du doctorat qui doivent être signées par le doctorant et son directeur de
thèse, suivi des visas du directeur d’unité, contrôle de l’existence d’une convention de partenariat
pour les cotutelles de thèse), suivi des comités de suivi individuel annuels, transmission pour avis au
directeur de l’ED PHF avant envoi au Président pour décision d’inscription ;
- Amélioration du site web et des procédures de l’ED PHF ;
- Mise à jour de la base des enseignants-chercheurs, encadrants et directeurs de thèse ;
- Relation avec les différents services de l'UPHF (DRV, CAP, Présidence, laboratoires, …) ;
- Répondre aux demandes d’informations des services internes et externes à l’UPHF.
- Réalise une veille règlementaire
Volet « base ADUM » :
- Gère en autonomie les activités sur le logiciel ADUM.
- Vérifie et stabilise des données sur la base ADUM, référence pour les thèses.
- Consolidation des données dans la base définitive des inscriptions après formalisation de l’inscription
administrative ;
Volet statistique :
- Contribution à l'enquête ministérielle SIREDO ;
- Réalise des statistiques sur la cohorte de doctorants afin de répondre aux différentes enquêtes du
Ministère notamment.
Volet Inscription et soutenance :
- Assure la continuité de service vis-à-vis des soutenances. Gère de manière progressive une partie des
missions concernant les soutenances en prenant en compte l’ensemble des modalités de
fonctionnement de l’Ecole Doctorale et de son règlement
Profil recherché
Compétences et connaissances requises :
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
- Connaissance de la règlementation des écoles doctorales
- Connaissances des arrêtés relatifs au doctorat
- Maitrise des outils bureautiques et bases de données
- Connaissances du logiciel ADUM
- Capacité de dialogue et de travail en équipe
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir accueillir différents interlocuteurs
Compétences comportementales :
- Rigueur
- Capacité d’écoute et de dialogue, notamment envers les doctorants
- Capacité d’adaptation à un public varié
Diplôme, formation ou expérience requise :
Bac gestion administrative ou expérience similaire
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Qui sommes-nous ?
L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.
Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :
- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
- l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l’Institut Sociétés et Humanités (ISH).
- l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)
La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.
Descriptif du service
Sous l’autorité du directeur de l’école doctorale, l’assistant(e) de direction apporte son appui dans l’ensemble des activités et de gestions administratives de l’ED PHF
L’assistant(e) de direction assure de façon autonome l’analyse, l’instruction, le suivi des inscriptions à l’école doctorale.
L’assistant(e) de direction assure la continuité de service vis-à-vis des inscriptions, des formations et des soutenances.
À propos de l'offre
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Catégorie de l'Emploi-type : B
Intitulé de poste
Assistant(e) de direction / Gestionnaire administratif(ve) de l’école doctorale PHF
Localisation du poste :
Direction/service : Ecole doctorale Date de prise de poste souhaitée : mai 2025Merci d'adresser votre Cv et Lettre de motivation à recrutementrh@uphf.fr
avant le 04/03/2025
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Confidentialité, disponibilité et polyvalence
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Susceptible d'être vacant à partir du 02/05/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
