Assistant(e) de direction H/F

Placée/placé hiérarchiquement auprès du directeur de la délégation, elle/il l’assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités des services en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Missions de secrétariat général, notamment:
-       Évalue, signale et oriente les urgences
-       Assure la gestion du courrier papier et via l’outil Gédéon
-       Gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction et du département de l’Autonomie, en tant que de besoin, aide à la gestion de la messagerie de la boite « alerte »
-       Assure l’accueil téléphonique et physique, oriente les usagers et les appels
-       Rédige, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports des courriers
-       Assure le suivi et l’organisation de la permanence des cadres pour les astreintes territoriales
-       Assure le suivi et la diffusion des délégations de signature lors des changements au
sein de la direction et la publication au recueil des actes administratifs (RAA) de la Préfecture
-       Gestion administrative diverse : élaboration de tableaux de suivi, suivi de la CRB, suivi du CTS…

Missions de secrétariat de direction :
-       Il/Elle assure l’organisation des agendas de la direction
• Organise les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant
• Gère les déplacements du directeur, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction
• Assure la constitution des fonds de dossiers et les tient à disposition du directeur en temps utile