Assistant.e de Direction
Référence : 2025-2091304
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Strasbourg
Affectation : Faculté des Sciences de la Vie - Localisation : Institut de Botanique – 28 rue Goethe – 67000 Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Catégorie B Technicien € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux titulaires et agents contractuels
Si CDD : 1 an, à pourvoir à compter 05/01/2026
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste est disponible sur le site de l'Université de Strasbourg.
Mission :
- Assurer le secrétariat général de la Faculté et contribuer au bon déroulement des activités du service : accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Faculté, informations parfois confidentielles ; exécuter des actes administratifs et de gestion courante en lien avec l’activité du service (mise en forme de documents, écrits administratifs…) ; gérer les échéances et agendas
- Assurer de façon autonome l’analyse, l’instruction, le suivi et la réalisation des dossiers RH : gestion du service des enseignants, suivi des dossiers des personnels (BIATSS et enseignants), saisie et mise à jour de bases de données nécessaires au pilotage de la composante par l’équipe de direction, organisation de la logistique de certains évènements, préparation des réunions.
Activités principales
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière : suivi de la charge d’enseignement (services prévisionnels et réalisés), suivi des contrats (recrutements biatss, moniteurs, intervenants extérieurs, surveillants), suivi de la ligne budgétaire relative à la paie (PAIE7), suivi des dossiers des personnels (BIATSS et enseignants-chercheurs)
- Elaborer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) Coordination et soutien logistique des différentes manifestations de la Faculté (JU, JPO, cérémonie de remise de diplômes…)
- Gérer l’agenda du doyen et/ou de l’équipe de direction
- Contrôler les échéances
- Assurer l’organisation administrative des instances, commissions, réunions et groupes de travail (secrétariat, préparation, animation, compte rendu et suivi)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier en lien avec la personne chargée de l’accueil du bâtiment
- Suivre le courrier personnel et les affaires réservées
- Saisir, relire, mettre en forme et valoriser des supports écrits
Activités associées
- Mise à jour du site web en lien avec la chargée de communication de la Faculté
- Mise à jour d’Ernest
- Classer et archiver
Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 25/11/2025 à l'adresse suivante : vie-recrutements@unistra.fr
Profil recherché
a) Savoir sur l’environnement professionnel
Connaissance du fonctionnement de l’Université et d’une composante
Connaissance des politiques, dispositifs et procédures RH au sein de l’Unistra et savoir les appliquer
Culture internet
Techniques de communication écrite et orale
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Technique d’élaboration de documents
Connaissance réglementaire du domaine
b) Savoir-faire opérationnel
Travailler en équipe
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir rendre compte
Accueillir et prendre des messages
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint)
Rédiger et mettre en forme les documents
Enregistrer et classer les documents
c) Savoir-faire comportemental
Sens de l’organisation
Sens de la confidentialité
Capacité d’adaptation
Capacité à gérer le stress et les aléas
Réactivité
Rigueur et fiabilité
Sens relationnel et sens du service public
Autonomie
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs. Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handi-bienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Nom du service : Faculté des Sciences de la Vie – Administration générale
Nombre d’agents du service : 4
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : 0
Lieu d’exercice : Institut de Botanique – 28 rue Goethe – 67000 Strasbourg
À propos de l'offre
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Disponibilité en fonction de l’activité
Contraintes de délais à respecter
Travail sur écran prolongé
Interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs
Traitement d’informations à caractère confidentiel
Utilisation de logiciels et d’applications spécifiques à l’activité
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Vacant à partir du 05/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
