Assistante de direction – Secrétariat DRH/DPAE - Rectorat

En binôme, assurer le soutien administratif et organisationnel des cadres dirigeants (ASGA-DRH et chef de la DPAE), en gérant l’agenda, les réunions, l’accueil, la communication interne et externe, ainsi que le suivi de dossiers spécifiques. Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que l’orientation et l’information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes. Outre sa ligne téléphonique propre, l’assistante de direction a vocation à gérer au quotidien les appels adressés au DRH et au chef de la DPAE. Assister les cadres dirigeants dans l’organisation quotidienne de son travail : Gérer l’agenda, les priorités les déplacements du cadre pour optimiser son temps et son efficacité. Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions de l’équipe de direction (dont chefs de bureau et chargés de missions RH). Planifier les réunions, rédiger les ordres du jour et les convocations, et veiller à la bonne circulation des informations. Mettre en forme et valoriser des supports écrits : Courriers, convocations,… Accueillir les visiteurs et répondre aux appels en assurant une communication professionnelle et efficace Assurer l’interface avec l’interne et l’externe : Faire le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes pour garantir une bonne coordination. Réception du courrier postal, distribution au sein du service et aux établissements. Diffusion et suivi des parapheurs à la signature du Recteur et de la secrétaire générale d’académie. Gestion des messages sur les boîtes fonctionnelles. Traiter des dossiers ponctuels : Gérer de manière autonome des missions spécifiques ou urgentes confiées par la hiérarchie. Assurer un appui à la cellule d’appui au pilotage de la DPAE notamment pour la conception du rapport social unique et de différentes publications RH. Assurer un appui à la chargée de mission du recrutement pour le suivi et l’organisation des recrutements. Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service : Commande de fournitures, gestion du stock de papier, gestion des pannes des imprimantes, remontée des problèmes techniques.