Assistant.e de direction, action culturelle, vie associative et responsable des accueils
Référence : O044260224000786
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vair-sur-Loire
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Secrétariat de direction et des élus, action culturelle, sportive et vie associative
Responsable des accueils des administrés
Activités régulières :
Secrétariat de direction et des élus :
- Préparer les réunions et les documents pour le Conseil Municipal, le Bureau Municipal et les différentes commissions,
- Mettre en forme les procès-verbaux et assurer le suivi du compte-rendu et autres documents consécutifs à la tenue des réunions institutionnelles,
- Suivre la validation et la signature des documents émis par le Conseil Municipal (délibérations, conventions, contrats...),
- Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...),
- Assurer le suivi du classement des actes administratifs (délibérations, décisions),
- Préparer la publication des actes administratifs,
- Organiser et gérer les agendas du maire et des élus ainsi que de leurs déplacements,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux élus et aux services,
- Gérer la représentation des élus aux instances et événements divers,
- Suivre le calendrier d'astreinte des élus.
Action culturelle et vie associative :
- Assurer le suivi administratif et budgétaire relatif aux actions culturelles,
- Aider à la préparation des manifestations (petite logistique, hébergements, repas...),
- Entretenir les relations avec les partenaires (techniciens, régisseurs, associations...),
- Coordonner les actions de la collectivité en matière de soutien à la vie associative,
- Mettre à jour les différentes données associatives (base de données, recensement, locaux utilisés, etc).
Responsable des accueils aux administrés :
- Assurer et coordonner le bon fonctionnement des accueils (mairies, agences postales communales et espace numérique),
- Animer une équipe, organiser les missions, optimiser les moyens humains et traduire les priorités.
Activités occasionnelles
En renfort et/ou en remplacement très ponctuels :
* assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
* réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant
* gérer la boîte mail
Profil recherché
Savoir-faire :
- Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la direction ou du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
- Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
- Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)
Savoirs socio-professionnels :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale
- Règles rédactionnelles
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Techniques de secrétariat
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Rédaction d'écrits professionnels divers (compte-rendu, note, procès verbal, courrier...)
Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Notions de comptabilité analytique
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure
- Notions en finances publiques locales
À propos de l'offre
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Par mail
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 26/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
