Assistant(e) de direction au sein du SNEAS H/F

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales
Sous l’autorité du chef de service et de son adjointe, l’assistant(e) de direction apporte un soutien permanent dans l’organisation de leurs activités. Il ou elle assure la coordination administrative de la direction et l’interface entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes. Il ou elle est garant(e) du bon fonctionnement de la direction au travers des activités suivantes :
Être en charge de l’accueil téléphonique du service :
- Réceptionner les appels téléphoniques ;
- Effectuer les prises de messages et les comptes rendus des appels téléphoniques ;
- Filtrer, orienter ou donner l’information suivant la demande.
Être en charge de l’accueil physique du service :
- Réceptionner les appels de l’interphone ;
- Ouvrir les postes et contrôler les identités dans les situations qui l’exigent ;
- Accompagner les demandeurs vers leurs interlocuteurs.
Gérer le courrier et les parapheurs :
- Réceptionner, trier et orienter les courriers arrivés ;
- Recueillir et enregistrer les courriers sortants ;
- Enregistrer et suivre les courriers signalés.
Gérer la messagerie et les agendas électroniques de la direction :
- Orienter, traiter, suivre et classer les mails arrivés ;
- Organiser, suivre et mettre à jour les agendas du chef de service et de son adjointe.
Gérer la messagerie dédiée à la communication intra police nationale (RESCOM) :
- Réceptionner et enregistrer les télégrammes ;
- Diffuser les télégrammes à l’attention des services compétents.
Planifier et organiser les réunions :
- Gérer les invitations et réserver les salles ;
- Organiser les visioconférences ;
- Préparer et diffuser les ordres du jour ;
- Élaborer des dossiers de réunions pour le chef de service et son adjointe ;
- Assister aux réunions et rédiger des comptes rendus et des relevés de décisions ;
- Assurer la transmission des informations en interne.
Constituer et suivre des dossiers en autonomie ou pilotés par la direction :
- Rédiger, éditer, transmettre des courriers et des notes administratives ;
- Rédiger et relire des documents et dossiers confidentiels ;
- En soutien de l’état-major, mettre en forme des documents à destination des partenaires externes ou de la direction ;
- Classer et archiver les dossiers de la direction.
Préparer, organiser et suivre la logistique des différents événements professionnels de la direction (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.) en lien avec le secrétariat général.
En parallèle de ces missions, il ou elle assurera les fonctions d’assistant(e) de prévention pour le service, faisant lieu d’une lettre de mission.

Durée attendue sur le poste : 3 ans