Assistant(e) de direction auprès de la directrice de Cabinet
Référence : MINT_BA047ATC-89583
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Lot et Garonne
- Localisation : Préfecture de Lot-et-Garonne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Assistante de direction du directeur de Cabinet
- Gestion de l’agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- Planifie, organise et assure le suivi de réunions
- Traite les dossiers ponctuels
- Coordination entre les services des sécurités, du SIDPC , de la communication , S/Préfectures, des DDI, des services de Police, Gendarmerie et du SDIS
- Gère la préparation des dossiers « déjeuner/dîner » : menus - cavaliers, plan de table
- Établit les maquettes pour les réceptions - cartes de visite
- Suivi du tableau des permanences et congés des membres du Corps Préfectoral
- Suivi des invitations
- Validation des congés/heures des chefs de bureau + chef de service
- suivi du fichier des personnalités et préparation cérémonie des vœux (élaboration maquette + envoi + le suivi)
- Assure le secrétariat du Préfet en binôme avec son assistante
- Assure le secrétariat du Secrétaire Général en cas d’absence de son assistante
- Choix et achat de cadeaux de départ personnalisés pour les membres du corps préfectoral et chefs de service.
Les missions sont assurées dans le respect des engagements de service du référentiel qualité.
Votre environnement professionnel :
Activités du service : Gestion du secrétariat de direction
Composition et effectifs du service : 2
Liaisons hiérarchiques : Directeur de Cabinet / Préfet
Liaisons fonctionnelles :
Préfet - Secrétaire Général de la Préfecture - Sous-Préfets d'arrondissement - Directeurs et chefs de bureau de la préfecture - services extérieurs de l'Etat - Ministère de l'Intérieur - Collectivités territoriales.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert-requis
Connaître l'environnement professionnel: niveau expert-requis
Savoir-faire :
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise-requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise-requis
Savoir s'organiser: niveau maîtrise-requis
Savoir analyser: niveau maîtrise-requis
Avoir l'esprit de synthèse: niveau maîtrise-requis
Savoir-faire des choix : maîtrise-requis
Savoir-être:
Avoir le sens des relations humaines : maîtrise-requis
Savoir accueillir : expert-requis
Savoir s'adapter : niveau expert-requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau expert -requis
Savoir communiquer : maîtrise-requis
Vos perspectives :
Les compétences acquises sur le poste permettent d'évoluer sur un emploi à responsabilités accrues.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Localisation administrative et géographique / Affectation :
Préfecture de Lot-et-Garonne
Place de Verdun
47920 AGEN Cédex 9
Domaine(s) fonctionnel(s) :
Affaires générales
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :
Assistante de direction - ERDIR022 -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Rigueur - mémoire - réactivité - prises d'initiatives - diplomatie - discrétion - disponibilité - permanence à assurer - récupération obligatoire d'une journée par mois sur le quota des heures supplémentaires
Qui contacter :
Mme Juliette BEREGI, Directrice de Cabinet, Tél : 05. 53. 77. 60. 20.
Mel : juliette.beregi@lot-et-garonne.gouv.fr
Mme Céline BAILLY, Chef du service des ressources humaines SGCD – Tél : 05. 53. 77. 61. 30.
Mel : celine.bailly@lot-et-garonne.gouv.fr
Date limite de dépôt des candidatures : 20 septembre 2024
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
- lien pour les candidats internes :
http://ressourceshumaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-
2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- lien pour les candidats externes :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-
03/Formulairede-mobilite-fevrier-2023.pdf -
2° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Assistante / Assistant de direction
