Assistante de direction auprés des directeurs généreaux adjoints des services - Mairie de PALAISEAU
Référence : O091251002000142
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Palaiseau
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Direction générale des services est composée d'une Directrice générale des services, à laquelle vous êtes rattaché, et de 4 directeurs généraux adjoints :
- un DGA Services Techniques et Aménagement et une DGA Ressources, que vous assistez ;
- Une DGA Services à la population et une DGA Animation de la cité.
Vous travaillez en binôme avec l'assistante de la Directrice générale des services et des DGA Population et Animation de la cité et la suppléez en cas d'absence.
Au quotidien, vous apportez directement une aide permanente au DGA ST et à la DGA Ressources en termes de gestion d'agendas, d'organisation personnelle, de gestion, de communication et de suivi de dossiers (dont les courriers). Vous êtes un relai régulier entre l'équipe de Direction Générale et les différentes directions, et le secrétariat du cabinet du maire.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique en binôme avec l'assistante DGS
* Réaliser la gestion administrative en termes d'organisation et de coordination : organisation et planification des rendez-vous et des déplacements, préparation des dossiers, classement informatique des dossiers, rappel des échéances, tableaux de suivi ;
* Gérer l'astreinte cadre administratif (planning et déclaration en paye notamment)
* Assurer le suivi administratif des projets et des activités des Directions Générales adjointes (Ressources, et Services Techniques et Aménagement) ;
* Gérer les bons de commande et les factures de la Direction générale ;
* Assurer l'interface entre les Directeurs Généraux Adjoints et les différentes directions, et le lien avec le cabinet pour la gestion des rendez-vous avec les élus et les services ;
* Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer leur diffusion ;
* Gérer les congés via le logiciel temps de travail, ainsi que les heures supplémentaires ;
* Suivre la gestion du courrier entrant et sortant, relecture des parapheurs soumis au visa des Directeurs Généraux.
Profil recherché
* Expérience en secrétariat de direction, excellente maîtrise des outils bureautiques, capacités d'organisation, de rédaction et de coordination.
* Rapidité d'exécution, rigueur, capacité à gérer les priorités et à prendre des initiatives.
* Connaissances de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales
* Sens de la confidentialité, de l'écoute et de la diplomatie.
* Esprit d'équipe, souplesse et disponibilité.
Conditions d'exercice :
* Poste à pourvoir dès que possible à temps complet (39h/semaine)
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle + CNAS
* Participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport
Qui sommes-nous ?
Palaiseau est une ville jeune, attractive et originale qui concilie développement économique et qualité de vie. Avec ses 36 000 habitants, Palaiseau est ancrée au sein du Grand Paris et accessible grâce à ses 4 gares de RER B. L'avenir s'écrit ici, dans ce pôle d'excellence où foisonnent savoir et créativité, et dont le prestige des grandes écoles rayonne à l'international.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
https://www.ville-palaiseau.fr/information-transversale/offres-demploi
Monsieur le Maire
91 rue de Paris
91120 PALAISEAU -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Assistante / Assistant de direction
