Assistant(e) de direction auprès du Directeur de l'UDEAT

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Le titulaire assure le secrétariat de l’UDEAT 75 et plus particulièrement du directeur (réponse aux appels téléphoniques, gestion de l'agenda, organisation des réunions et des rendez-vous du directeur, mise en place des visio-conférences, saisie informatique des courriers sur un logiciel spécifique, gestion du courrier « entrée » et « départ » et des parapheurs, accueil physique et le cas échéant téléphonique, gestion de la documentation, demandes d’interventions en matière de logistique ou d’informatique, suivi des besoins en fournitures du service ...).
Il assure également l’intérim des autres assistant(e)s et vient en appui au bon fonctionnement des services (organisation de réunions de commissions, bureautique : modèles documents, mise en forme, présentation, etc.).
Il gère le suivi régulier de la gestion administrative et financière de l’architecte conseil de l’Etat et du paysagiste conseil de l’État de l’UDEAT 75. Préparation des ordres de mission, gestion des états de frais, suivi des tableaux de bord, mise en paiement des vacations…
Vos activités secondaires : Créer des fiches de procédures (afférentes aux tâches du secrétariat).
Trier, supprimer, mettre à jour des documents d’information générale pour la Mission d’Appui au pilotage local.
Communiquer des informations d’ordre général à la direction.
Votre environnement professionnel :

•  Activités du service  : L’unité départementale de Paris de la Direction régionale et interdépartementale de l’environnement,  de l’aménagement et des transports assure la mise en œuvre des politiques publiques relatives à ses missions : urbanisme, aménagement, patrimoine, site et paysage, droit des sols, environnement, etc. Elle comprend trois services :
- aménagement durable et connaissance des territoires ;
- patrimoine, paysage et droit des sols ;
- utilité publique et équilibre territoriaux
Cette unité départementale travaille en partenariat étroit avec les autres services de l’État présents sur le territoire parisien ainsi qu’avec les services de la ville de Paris.

• Composition et effectifs du service : L’unité départementale est constituée de 36 agents,  

• Liaisons hiérarchiques : Sous l’autorité du directeur de l’Unité.

• Liaisons fonctionnelles : Avec l’ensemble des services de l'unité départementale ; avec les services déconcentrés de l’État sur le territoire parisien dont la préfecture de la région d’Île-de-France préfecture de Paris ; avec des partenaires extérieurs et notamment les services de la ville de Paris, les particuliers, les avocats et les notaires. Avec l’ensemble des services de l'unité départementale ; avec les services déconcentrés de l’État sur le territoire parisien dont la préfecture de la région d’Île-de-France préfecture de Paris ; avec des partenaires extérieurs et notamment les services de la ville de Paris, les particuliers, les avocats...