Assistant(e) de direction auprès du directeur régional adjoint délégué H/F
Référence : 2025-1834911
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
DRAC Occitanie
Ministère de la Culture - Localisation : site de Toulouse (32 rue de la Dalbade – 31000 Toulouse)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités - cellule de coordination des pôles :
Impliquant une présence sur site
-Secrétariat du DRAD ex.accueil physique de rendez-vous et la préparation des dossiers
- Mettre en forme des documents (tableaux, notes, courriers, PV...)
- Réceptionner, traiter et archiver courrier entrant et sortant concernant les 2 pôles et sa direction, en lien avec accueil du site et application de parapheur électronique
-Relire attentivement et vérifier mise en forme des documents (courriers, notes…) mis en parapheur
-Assurer le circuit des parapheurs contenant les documents à la signature du DRAC, de son adjoint et du DRAD
-Assurer les navettes de parapheurs avec les autres services de l’Etat, notamment la Préfecture de région, le SGAR et la DRFIP
Pouvant être réalisées à distance
-Secrétariat du DRAD : accueil téléphonique, gestion de l’agenda, organisation et planification des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements (notamment création des OM, réservation hôtels et transport avec ChorusDT et voitures), organisation logistique de rendez-vous et de réunions, en présentiel ou en visio (et notamment gestion des invitations, des présences, des réservations de salle et envoi de lien visio), gestion du courrier (classement, transmission, mise en forme)
-Gestion des présences de la direction aux CA et AG des structures suivies par la DRAC : calendrier et tableau de suivi des présences et des représentations, signature de pouvoirs
-Assurer la gestion des réunions d’équipes pour les 2 pôles, notamment sur les sujets transversaux
- Assurer la mise à jour des fichiers contacts, mailings et invitations en lien avec les secrétariats des 2 pôles, articuler avec la cellule d’appui pour les mises à jour de ses fichiers contacts
-Référent archives pour la cellule de coordination et les pôles
Activités - soutien à la cellule d’appui :
Impliquant une présence sur site
- Secrétariat des membres de l’équipe de direction lors de leur présence sur le site de Toulouse, notamment accueil physique et téléphonique, organisation logistique de réunions (en présence ou en visio) en lien avec les assistances de pôles et les secrétariats de services, et la préparation des dossiers du DRAC et de son adjoint
Pouvant être réalisées à distance
- Intérim du secrétariat de direction basé à Montpellier, durant les congés et indisponibilités: gérer les courriels et appels adressés au DRAC et au DRAC adjoint, renseigner et diffuser l’agenda partagé du DRAC, diffuser les comptes rendus des réunions internes et le calendrier des événements de la DRAC, établir le planning hebdomadaire du chauffeur du Drac, solliciter les services pour élaborer l’ordre du jour des réunions hebdomadaires du comité de direction
- part. classement et à l’archivage de divers documents, notamment articles de la revue de presse quotidienne
-Suivi des réponses aux demandes signalées (type questions de parlementaires ou préfets) et des demandes transmises auprès des chefs de service
Profil recherché
Connaissances et compétences techniques :
- Maîtrise de l’environnement professionnel (missions et principales problématiques de la direction, politiques publiques mises en œuvre)
- Techniques de secrétariat et des outils bureautiques et informatiques
- Techniques de communication : écrite, orale, gestion des courriels…
Techniques de classement et d’archivage
Savoir-faire
- Filtrer et orienter les informations : analyser et synthétiser
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Organiser et classer
- Gérer les priorités et savoir maîtriser les délais
S’adresser à des interlocuteurs institutionnels
Compétences comportementales (savoir être)
- Sens du service public
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
- Ouverture d’esprit, sens de la communication
- Sens de l’initiative et grande autonomie
- Rigueur, méthode et discrétion
- Adaptabilité et réactivité : nombreux et divers interlocuteurs quotidiens, en interne comme en externe
- Anticipation et résistance au stress : nombreuses et diverses sollicitations
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Carine PINEL, carine.pinel@culture.gouv.fr
- Frédéric BOURDIN, frederic.bourdin@culture.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Environnement professionnel
Placé sous l’autorité directe du directeur régional adjoint délégué en charge de la Création et de l’Action culturelle et territoriale, l’agent exerce ses fonctions au sein de la cellule de coordination des pôles Création et Action culturelle et territoriale et, plus largement, auprès de l’équipe de direction composée du directeur régional, du directeur régional adjoint, du directeur régional adjoint délégué au Patrimoine – Architecture, de la secrétaire générale et de ses deux adjoints ainsi que du chef de cabinet du directeur régional.
L’agent titulaire du poste est en contact permanent avec les préfectures, les directions d’administration centrale et les principaux acteurs et institutions culturels et artistiques de la région mais aussi avec l’ensemble des services de la DRAC, en particulier la cellule d’appui à la direction régionale.
Relations hiérarchiques : directeur régional adjoint délégué, directeur des pôles création et Action culturelle et territoriale (N+1)
Relations fonctionnelles :
- En interne : l’ensemble des deux pôles Création et Action culturelle et territoriale ainsi que la direction et les chefs de service et agents de la Drac ;
- En externe : l’ensemble des partenaires institutionnels (directions générales du ministère et Cabinet), autres administrations de l’Etat en région ; collectivités territoriales ainsi que les acteurs culturels et artistiques de la région.
Descriptif du service
L’agent intègre la cellule de coordination des pôles Création et Action culturelle et territoriale, composée d’un agent en charge de l’assistance de direction, d’un agent en charge de la synthèse des activités, de l’observation culturelle et de la coordination des appels à projets transversaux, de deux agents en charge de la coordination budgétaire, de deux secrétaires, de deux agents en charge du suivi des licences et d’un agent en charge du suivi des dossiers relatifs à l’emploi et aux dispositifs fiscaux. Cette cellule est à l’articulation des deux pôles Création et Action culturelle et territoriale, pour l’ensemble de ses services, sur des fonctions transversales, de coordination et d’interface avec les différents services et la DRAC ainsi qu’avec ses interlocuteurs externes.
À propos de l'offre
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ADM03
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Rattachement à plusieurs responsables et transversalité des fonctions.
Encadrement direct partiellement à distance, nécessitant une grande autonomie de travail.
Travail en collaboration avec le site de Montpellier : déplacements possibles pour rencontrer les équipes.
Disponibilité : horaires de travail : cycle de 38h30 sur 5 jours
Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées par son chef de service. L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.
Les activités du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des réorganisations en cours à la Drac dans le contexte de la transformation de la Fonction Publique
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Secrétaire
