Assistant(e) de direction auprès du Secrétaire Général de la préfecture

Vos activités principales

Assistant(e) du secrétaire général, vous tenez à jour son agenda, répondez aux invitations, organisez ses déplacements et assurez la gestion de ses interlocuteurs (téléphone, messagerie, visiteurs, RDV internes).

Vous planifiez les réunions et les audiences en liaison avec les services de de l’État ainsi qu’avec de nombreuses entités au plan département, régional voire national.
 
Vous veillez à ce que les éléments préparés par les services de l’État concernés vous soient communiqués pour constituer les fonds de dossier pour chaque journée de travail.

Vous traitez des dossiers ponctuels et rédigez certaines correspondances.

Vous gérez le circuit des signatures pour le secrétaire général et le préfet en liaison avec les directions de la préfecture et des services déconcentrés de l’Etat (notamment gestion des parapheurs).


Vous renforcez ou suppléez en tant que de besoin le secrétariat de la directrice de cabinet et du préfet avec lequel vous devez travailler en coordination quotidienne.

Vous planifiez en lien avec l’agent en charge de la gestion de la résidence du SG les repas protocolaires et les réceptions.

Vous assurez le suivi budgétaire des frais de résidence et de représentation du SG, en lien avec le SGCD.

Vous gérez les congés et absences des directeurs et des personnels placés sous l’autorité du secrétaire général.

Toutes ces missions doivent être assurées dans le respect des engagements de service du référentiel Quali-ATE.

Votre environnement professionnel
• Activités du service
Vous exercez vos fonctions au sein du secrétariat général .
L’organigramme figure sur le site internet des services de l’État en Lot et Garonne.

• Composition et effectifs du service
185 agents pour la préfecture et le SGCD.
4 chargés de mission de catégorie A sont rattachés au secrétaire général, ainsi qu’un agent technique en charge de la résidence et un agent administratif en charge du secrétariat particulier.
• Liaisons hiérarchiques
Le Secrétaire Général

• Liaisons fonctionnelles

Les directeurs, chefs de service et agents de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI, les élus et les responsables de la société civile, le corps préfectoral dans son ensemble.