Assistant(e) de direction (CEE)

-         assurer le lien avec les secrétariats des autres structures et avec les secrétariats des cabinets ministériels ;

-         réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l’application ELISE ;

-         gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses) ;

-         gérer les agendas électroniques, dont celui du Président et du secrétaire général, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;

-         préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l’équipe, en assurer leur suivi ;

-         saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion ;

-         prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ; gérer les fournitures et le suivi des commandes ;

-         assurer la gestion des plannings prévisionnels des congés, des missions via CHORUS DT, de l’installation des nouveaux collègues et faire lien avec l’unité de gestion administrative et de ressources humaines ;

-         organiser l’archivage papier et numérique pour l’ensemble de l’équipe et dans le respect des règles en vigueur ;

-         élaborer des tableaux de suivi de l’activité.

Au-delà des activités de secrétariat, l’assisant(e) de direction se verra confier la valorisation et à la diffusion des productions du conseil : diffusion interne et externe (rédaction de courriers d’accompagnement, réalisation de fichiers de routage, publipostage, mise sous pli…), participation à la gestion des contacts, participation à l’organisation des évènements. Sur cette partie, les fonctions se rapproche de celles d’un ou d’une chef(fe) de cabinet.

Des formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés.