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Assistant.e de direction, chargé.e des affaires générales et référent.e des affaires pédagogiques généra

Référence : 2024-1774410

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Université Sorbonne Paris Nord
    Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
  • Localisation : rue de chablis 93000 Bobigny
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

- Assistance à la direction de l’IUT
- Affaires générales
- Référent chargé des affaires pédagogiques générales et référent technique des applications pédagogiques
Mission associée : encadrement d’un personnel
Missions
Activités
Assistance de la Direction de l’IUT
- Gestion administrative courante de la direction (courriers dont chrono des arrivées, suivi, gestion et élaboration de tableaux de bords...), accueil institutionnel, suivi des documents pour signatures, relais des informations internes ou externes concernant la direction et préparation, suivi et archivage de dossiers administratifs
- Fiabilisation, mise à disposition de données et informations sous une forme facilitant leur appropriation sur l’ensemble des missions
- Planification des échéances concernant la gestion de l'emploi du temps du directeur et information de celui du RAF
- Secrétariat du responsable administratif pour le suivi des affaires générales
- Participation et/ou organisation des évènements de la direction
- Conjointement avec l’assistant administratif : assurer le suivi des stocks et les besoins en commande pour les différents évènements de la direction
Affaires générales
- Anticiper et assurer l’organisation, la documentation des séances et le secrétariat :
• Du Conseil d'Institut (rédaction des procès-verbaux, vérification du quorum)
• Des bureaux du conseil d’institut et des conseils de direction ainsi que celui des commissions consultatives de l’IUT (rédaction d’un relevé de décisions)
- Assurer le secrétariat des comités de site du campus, en collaboration et en alternance avec l’UFR SMBH
- Organiser les consultations internes à l’IUT et être le référent IUT pour l’ensemble des consultations électorales institutionnelles
- Instruire et assurer le suivi de gestion des conventions non financières dans IParapheur
- Mettre à jour les annuaires internes de l’IUT (commissions et contacts internes IUT)
- Relais du service culturel du campus et correspondant Handicap de l’IUT
Référent chargé des affaires pédagogiques générales
&
Référent technique des applications pédagogiques
- Gestion des relations avec le CFVU : procédures disciplinaires, FSDIE, suivi des demandes d’évènements liées aux projets étudiants…
- Aide à la direction en ce qui concerne le pilotage pédagogique de l’IUT :
• Centralisation de l’offre de formation, des charges pédagogiques prévisionnelles et assistance auprès des responsables de formations via département pour les demandes d’ouverture/fermeture de formations.
• Administration de la commission pédagogique de l’IUT pilotée par l’enseignant.e référent.e (Validation des MCCC…)
• Assurer la veille juridique pédagogique : modalités du contrôle continu des connaissances, stages … et initiation d’actions et de procédures de modernisation concernant la gestion pédagogique
• Pilotage administratif de la campagne de recrutement BUT/LP et des jurys IUT, Parcoursup et eCandidat.
• Participation à l’autoévaluation des formations

Profil recherché

Connaissances / Savoir
- Connaissance générale du fonctionnement, des statuts, textes législatifs et réglementaires ainsi que des procédures de gestion administrative des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche et de l’IUT
- L’offre de formation de l’IUT
- Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application à des cas concrets
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de projets
- Savoir développer des relations publiques, ainsi que des relations professionnelles positives avec les autres structures ou services
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents
Savoir faire
- Application des règles et des procédures de gestion administrative
- Maitrise des techniques de communication et d’expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement Web
- Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques relatives aux domaines du poste
- Savoir organiser et gérer l’activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe tout en sachant faire face aux situations d’urgence
- Structurer et rédiger des rapports, synthèses ou des documents, savoir rechercher l’information et la transmettre
- Savoir rendre compte
- Adapter ses explications aux divers interlocuteurs, accompagner et conseiller
Savoir être
- Rigueur / fiabilité / réactivité / autonomie / polyvalence
- Sens relationnel, de la communication, savoir travailler en équipe
- Capacité d’adaptation aux évolutions et changements
- Respecter la confidentialité
- Sens de l’organisation
- Capacité à gérer le stress

Localisation

Localisation : rue de chablis 93000 Bobigny

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses
5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

À propos de l'offre

  • Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
    Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
    Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
    Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

  • Vacant à partir du 06/01/2025

  • Assistante / Assistant de direction

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