Assistante de Direction Communication(H/F)

Date :16/10/2023
Poste à pourvoir Secrétaire de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU)
Emploi Secrétaire de direction (H/F)
Filière : appui au management et au pilotage
Emploi-repère Secrétaire de direction
Catégorie d’emploi Catégorie 3
Type de contrat Contrat à durée indéterminée / Temps complet
Motif Remplacement de personnel permanent
Localisation Saint-Denis (93)
Rémunération Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)

DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR
Missions générales

Vous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) dans la perspective de démultiplier son activité et de lui faire gagner du temps. Vous assurerez également des activités d’appui au service communication et information (SCI), l’un des services de la DCIEI.

Secrétariat de la directrice

- Assurer, en toute autonomie, réception et filtrage des appels, prise de messages, gestion de l’agenda et planning de réunions et RV internes / externes
- Constituer un point d’entrée, de centralisation et de relais, des demandes internes et externes, gérer la boîte mail de la directrice (réception, tri et filtrage des mails, orienter les mails et éventuellement y répondre)
- Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice, responsable, notamment confidentiels ou réservés
- Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs
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Traitement d’information et communication

- Assurer l’organisation et le suivi, élaborer les ODJ et les dossiers, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision :

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- des réunions hebdomadaires du CODCIEU (managers de la DCIEU)
- des réunions trimestrielles de coordination de DCIEU avec les autres directions de la HAS
- des réunions mensuelles rassemblant l’ensemble des collaborateurs de la direction
- de toutes autres réunions ou séminaires qui s’avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la direction
- Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes)
- Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur Teams
- Assurer la relation avec le cabinet de la gouvernance concernant les contributions de la DCIEU au comité de direction, au comité exécutif et au Collège
- Faciliter la circulation des informations de nature à intéresser tout ou partie des collaborateurs de la direction
- Veiller à la qualité des relatio... (la suite sur le site de l'employeur).