Assistante de Direction DADDL Sorbonne Université F/H

Missions Générales :
Assurer le secrétariat en binôme de la directrice et des deux directeurs-adjoints à la DADDL.
Accueil physique et téléphonique
Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques.
Prise de rendez-vous, gestion des agendas de la directrice et de ses deux adjoints.
Tenue des agendas et anticipation des besoins logistiques afférents aux réunions.
Organisation des réunions en présentiel et distanciel.
Traitement, mise en forme de documents et diffusion de documents : compte-rendus, courriers, diaporamas, notes et autres documents.
Suivi et mise à jour de l'organigramme de la direction.
Gestion des demandes de prestations alimentaires et accès au self.
Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (fournitures de bureau et autres).
Organisation des évènements de la direction.
Organisation des déplacements de la directrice et de ses adjoints lors de congrès et/ou séminaires (transports et /ou hébergements).

Missions relatives aux transports sanitaires :
Répondre et suivre les signalements d'évènements indésirables relatifs aux transports sanitaires.
Assurer un rôle de référent et d'appui auprès des services de soins rencontrant des difficultés dans leur demande de transports.
Assurer l'interface entre les sociétés d'ambulances et le Service central des ambulances (SCA).
Renseigner les tableaux de bord internes de suivi des réclamations et élaborer des statistiques annuelles.
Rappeler les bonnes pratiques en matière de commande de transports et animer des formations auprès des services de soins demandeurs. 

Liaison hiérarchiques : La directrice de la DADDL et les deux directeurs adjoints de la DADDL.
Liaisons fonctionnelles : L'assistante de direction de la DADDL (binôme) ; les ingénieurs logistiques et restauration du GH ; la responsable du bureau des achats ; les cadres des différents secteurs de la DADDL ; les assistantes de direction des sites du GH.