Assistant(e) de direction (DD481093) H/F

CONTEXTE : 

L'ARS Occitanie a pour mission d'assurer au niveau régional le pilotage d'ensemble du système de santé. Elle est responsable de la sécurité sanitaire, des actions de prévention menées dans la région, de l’organisation de l’offre de soins en fonction des besoins de la population, y compris dans les structures d’accueil des personnes âgées ou handicapées. Elle garantit une approche cohérente et efficace des politiques de santé menées sur le territoire et favorise une plus grande fluidité du parcours de santé, pour répondre aux besoins des populations.

La délégation départementale de la Lozère assure la représentation de l’Agence dans chaque département et exerce, en lien avec les services régionaux, des compétences sur le territoire concerné. Elle est le relais de terrain de la politique régionale, interlocuteur de proximité au plus près de tous les acteurs locaux de santé.

MISSIONS : 

Nous recherchons le futur, la future assistant(e) de direction dynamique et organisé(e) pour soutenir l’équipe de Direction de la délégation départementale de la Lozère. Vous aurez en charge d’assister le Directeur de la délégation départementale Lozère et son adjoint dans l’organisation quotidienne du travail et d’assurer le bon fonctionnement du secrétariat. En lien avec l'assistante de direction en poste, vos missions sont les suivantes :

 Gérer les agendas et la messagerie de la délégation : gestion mails, rendez-vous, organisation réunions;

 Gérer le courrier arrivées/départs et suivre le circuit interne de transmission;

 Gérer l’accueil physique et téléphonique de la délégation;

 Gérer les ordres de mission, les déplacements et les frais de déplacement;

 Constituer les fonds de dossiers pour les réunions et les RDV;

 Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus;

 Rédiger des courriers simples et notes de service;

 Assurer le lien et la circulation de l’information entre la Direction Générale, la Direction de Ressources Humaines et les autres directions et délégations départementales;

 Traiter l’information et les réponses de 1er niveau;

 Rédiger des fiches de procédures types relatives aux activités du secrétariat de direction (documentation, archivage, courrier…);

 Suivre les décisions de la Direction Générale ayant un impact sur la délégation (nominations, délégation de signature…) en lien avec les secrétaires de la Direction Générale et de la Direction des Territoires (DDT);

 Participer à la gestion du dispositif régional des astreintes : Suivi et transmission des plannings d’astreintes, transmission de n° de garde-astreinte sur le Gard et la Lozère à la personne d’astreinte.