Assistante de direction des services techniques - MAIRIE DE COUTRAS
Référence : O033241220000333
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Coutras
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Assiste le Directeur des Services Techniques
Encadre le secrétariat des services techniques et urbanisme
Assure les tâches du secrétariat des services techniques
Assure la mission du poste d'accueil pour nécessité de service
- Relations téléphoniques et physiques avec le public.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
- Traitement et suivi des dossiers spécifiques en appui au directeur du service :
Rédaction de courriers, comptes-rendus, rapports, conventions, notes de service, délibérations...
- Préparation des réunions, montage des dossiers et des prises des rendez-vous.
- Assiste aux réunions techniques.
- Suivi administratif et financier des marchés publics du service.
- Transmission et diffusion de documents
- Recherche et diffusion d'informations
- Suivi de l'agenda du directeur du service - Prises de RDV
- Ventilation et/ou réponses aux mails.
- Relation directe avec les concessionnaires.
- Rédaction des procédures liées au fonctionnement du service
- Traitement et rédaction des différents courriers,
- Ventilation des courriers, notes et autres documents liés aux différents services,
- Suivi des dossiers « réclamations des administrés »
- Organisation des archives du service.
- Formation du personnel d'accueil.
- Encadrement du personnel affecté au secrétariat des services techniques
- Assurer la continuité du service lors des absences de la secrétaire du pôle technique et urbanisme
? Activités et tâches plus spécifiques au poste :
Comptabilité :
- Suivi du budget fonctionnement et investissement des services techniques :
Suivi des dépenses, imputation, transmission en retour de compta : copie chef d'équipe, envoi
par mail, classement dossier spécifique ou classeur bon de commande.
- Edition des restes à réaliser à la demande des chefs d'équipes à l'aide du logiciel BERGER LEVRAULT
- Rédaction de bon de commande et engagement pour les services techniques et urbanisme.
VRD :
- Enregistrement et traitement des DICT.
- Rédaction des arrêtés police de la circulation, stationnement, et permissions de voirie et leur suivi
- Suivi de l'occupation du Domaine public payant
- Gestion des dossiers de demande de travaux des administrés (permissions de voirie...)
- Relation avec les concessionnaires réseaux
- Suivi de la gestion du domaine public (règlement de voirie - Classement et déclassement des voies publiques)
- Suivi des arrêtés du maire, avec demande de réalisation de travaux (ex : pose de panneaux d'interdiction......)
Gestion du personnel :
- Recensement des besoins CACES.... Et autres formations en lien avec chaque chef d'équipe
- Recherche formation auprès d'organisme spécifique CACES
- Demander un devis, faire le bon de commande
- Gérer l'inscription des agents aux formations, transmission des convocations aux agents concernés
- Appui logistique aux chefs d'équipe.
- Gestion des congés des agents et du temps de travail
Profil recherché
? Relations fonctionnelles :
Relations internes : DGS, ADST, Ensembles des services.
Relations externes :
- Relation avec le public
- Relation avec les entreprises, (fournisseurs, concessionnaires...),
- Relations diverses (administration diverse, autres collectivités et EPCI...)
Formations et qualifications nécessaires :
Exigences requises :
Formations et qualifications nécessaires : Formation niveau V Secrétariat / Standard Accueil
Savoir-faire :
- Maîtriser parfaitement l'environnement territorial.
- Accueillir le public,
- S'exprimer clairement,
- Reformuler les demandes,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Rechercher et mettre en relation des correspondants,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et les syndicats,
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur,
- Chercher l'information et la diffuser (auprès d'un administré ou bien d'un agent) voir la mettre en application
- Mettre en forme les documents administratifs,
- Véhiculer l'information,
Savoirs :
- Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire, orale et écrite
- Principes rédactionnels adaptés aux différents documents.
- Maîtrise des procédures de la commande publique.
- Techniques de secrétariat et de classement
- Les différents documents utilisés dans les services (formulaires, arrêtés, délibérations, conventions etc. ...)
- Vocabulaire professionnel des services
- Techniques et outils de communication
- Organisation et activités des services
- Techniques de gestion des conflits
- Maîtrise logiciels Word et Excel,
- Technique de recherche documentaire
- Organisation, gestion du temps
- Circuits et procédures administratives
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités, syndicats et établissements publics
- Notion des réglementations utilisées dans le service (H et S, ERP...)
Savoir être :
- Faire preuve de neutralité et de discrétion.
- Adaptabilité polyvalence
- Sens de l'accueil et du service public
- Maitrise de soi dans des situations de stress
- Être de force de proposition
- Réactivité / Initiative
? Moyens mis à disposition :
- Matériel Bureautique
- Standard téléphonique
- Logiciel comptabilité BERGER LEVRAULT
- Logiciel intranet (travaux, ........)
- Logiciel SDEEG (déclaration panne EP)
- Logiciel ENGIE (déclaration panne chauffage)
- Logiciel cadastre LA CALI
À propos de l'offre
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Directeur des services techniques - Monsieur Fréderic MANTAUX - 05 57 56 09 09
Candidature (lettre de motivation + CV) à envoyer à l'attention de M. le Maire, Jérôme COSNARD à l'adresse : Hôtel de Ville - Place Ernest Barraud BP 69 33230 Coutras ou au mail : pauline-le-clanche@mairie-coutras.fr -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Rédacteur
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
