ASSISTANTE DE DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES - MAIRIE DE HENIN-BEAUMONT
Référence : O062240926000776
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Hénin-Beaumont
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Assure l'encadrement du secrétariat des services techniques
Rédaction et mise en forme d'actes administratifs (courriers, notes, rapports, OS, EXE, délibérations...)
Participation à l'organisation administrative de la direction
Aide à la gestion des affaires courantes, veille à l'assurance d'une continuité de service
Assistance en collaboration permanente des responsables des services dans le suivi administratif des dossiers
Formalisation des suivis de projets et activité des services
Planification et organisation des réunions
Recherche, diffusion, affichage d'informations
Référente RH
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Gestion et suivi du courrier (entrant et sortant)
Gestion et suivi des retours aux demandes hiérarchiques
Constitution et actualisation d'un classement informatique
Classement et archivage des documents
Continuité du service administratif et d'accueil
Suivi et gestion comptable de la direction
Apporte une aide permanente dans l'activité administrative de la direction des services techniques en terme d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Profil recherché
Respecter la confidentialité
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres,... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtrise les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
À propos de l'offre
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Lettre de motivation + CV
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Adjoint technique , Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint technique principal de 2ème classe, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
