ASSISTANTE DE DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES - MAIRIE DE HENIN-BEAUMONT
Référence : O062251021000322
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Hénin-Beaumont
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Assurer l'encadrement du secrétariat des services techniques
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs (courriers, notes, rapports, OS, EXE, délibérations...)
Participer à l'organisation administrative de la direction
Aider à la gestion des affaires courantes, veiller à l'assurance d'une continuité de service
Assister en collaboration permanente des responsables des services dans le suivi administratif des dossiers
Formaliser les suivis de projets et activité des services
Rechercher, diffuser, archiver les informations
Référente RH
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Gérer et suivre le courrier (entrant et sortant)
Gérer et suivre les retours aux demandes hiérarchiques
Constituer et actualiser le classement informatique
Classer et archiver les documents
Continuité de service administratif et d'accueil
Suivi et gestion comptable de la direction
Apporte une aide permanente dans l'activité administrative de la direction des services techniques en terme d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtriser les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
SAVOIR-ETRE
Respecter la confidentialité
À propos de l'offre
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Lettre de motivation + CV
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Agent de maîtrise
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Assistante / Assistant de direction
