Assistant(e) de direction du CCAS (F-H) - CCAS de LONGJUMEAU

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice du Centre Communal d'Action Sociale, vos principales missions sont :

Assistanat de la direction :
- Gestion de l’emploi du temps
- Planifier et organiser les RDV, réunions, déplacements
- Préparation des réunions (réservation de salle, courriers, délivrance des documents de base, prise de note et rédaction des comptes rendus, tenue des registres, affichage réglementaire)
- Suivi et classement de l’ensemble des dossiers de la direction
- Réalisation et suivi de tableaux de bord et outils de planification
- Assistance administrative du Conseil d’administration du CCAS (envoi des convocations et des dossiers à l’ordre du jour, mise en forme des délibérations, dématérialisation des actes…)

Suivi administratif et financier :
- Gestion de diverses tâches administratives : commande de fournitures de bureau, gestion du stock du papier, cartouches, suivi des contrats d’entretien, suivi des conventions, comptes-rendus de réunion, courriers…).
- Réception et tri du courrier
- Etablissement des bons de commande, paiement des factures
- Suivi du budget et des marchés publics.
- Gestion des commandes et réception des marchandises.
- Gestion et suivi des parapheurs

De manière ponctuelle, vous serez amené(e) à apporter un soutien auprès de l'équipe du CCAS et de l'accueil de la Maison de la Fraternité
o Rédaction de courriers types.
o Participation aux différents événements organisés par la direction.
o Participation aux dispositifs "canicule", "grand froid" et "inondation".
o Renseigner les usagers et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
o Apporter une aide à la constitution de dossiers (cartes de transport, téléassistance).