Assistant.e de direction du Service d'Accueil International Étudiants/Chercheurs au SAIEC
Référence : 2025-2053031
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Montpellier 3
Université de Montpellier Paul Valéry - Localisation : Site Boutonnet 8, Rue de l'école Normale MONTPELLIER
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Entre 22 260€ et 23 028€ brut € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre des missions de la politique de site confiées à l’UMPV, et sous la responsabilité hiérarchique du directeur du SAIEC, l’Assistant.e de direction assure des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique du service et de développement des projets déployés.
Mission 1 : Soutien à la direction du service
- Participer à la gestion administrative et financière du service : élaboration de documents administratifs pour le dialogue budgétaire, le budget initial et rectificatif ;
- Assister la direction dans les réponses aux appels à projet, enquêtes et/ou évaluations sur l’organisation du service ;
- Élaborer des documents administratifs pour la demande de subvention et le bilan qualitatif et quantitatif annuel et pour le « Label Bienvenue en France » dans le cadre du partenariat au sein de la Région Occitanie Est ;
- Assister la direction et l'équipe d'accueil du public dans l’organisation et le déroulement d’évènements à destination des étudiants et chercheurs internationaux ;
- Rendre compte des problématiques liées au service et participer à leur résolution ;
- Gérer la logistique du service (commandes matérielles et de services, factures…) en lien avec le service financier de l'Université ;
- Assurer la continuité du service en l’absence du directeur.
Missions 2 : Participation à la communication interuniversitaire du SAIEC
En interne : communiquer avec les équipes du SAIEC ;
- Collaborer à la gestion et mise à jour du site web du SAIEC en partenariat avec le service du Cremad de l'UMPV ;
- Participer à la mise à jour des différents supports de communication ;
- Apporter des ressources et une expertise aux gestionnaires des universités et instituts de recherche ;
- Coordonner les différentes réunions d’information et de formation à destination des gestionnaires d’accueil des EESR et des instituts de recherche.
En externe : représenter la direction et le service
- Intervenir dans les établissements partenaires, universités et laboratoires de recherche pour représenter le service : forum, table ronde, journée d’accueil pour le public international ;
- Si besoin, représenter le SAIEC et intervenir aux Journées Nationales EURAXESS France pour développer les services en région Occitanie Est.
Mission 3 : Participation à l'analyse et l'adaptation des dispositifs du Welcome Desk du SAIEC
- Expertiser les demandes et les développer pour le public international ;
- Participer à l'organisation d'événements avec les partenaires institutionnels et culturels, à destination des étudiants et chercheurs internationaux ;
- Participer à la stratégie partenariale pour améliorer les services proposés ;
- Faire une veille juridique des procédures administratives liées à l'accueil de chercheurs et étudiants internationaux en France
- Veiller à la qualité du service.
Missions 4 : Formation et supervision des gestionnaires d’accueil
- Former les gestionnaires administratifs en interne et pour les welcome desks
Profil recherché
Compétences:
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
• Organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche publique ;
• Organisation et fonctionnement de l’administration publique et des établissements d’enseignement supérieur ;
• Cadre règlementaire du séjour d'étudiants et chercheurs internationaux en France ;
• Culture internet ;
• Techniques de communication ;
• Langue anglaise : B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues).
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
• Savoir rendre compte : Réaliser des synthèses, rapports et documents ;
• Mettre en œuvre un ensemble de procédures et de règles dans une démarche qualité ;
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
• Savoir anticiper les changements (réglementation, procédures…) et procéder aux ajustements nécessaires ;
• Travailler en équipe ;
• Déléguer et évaluer ;
• Conduire des réunions et entretiens ;
• Communiquer et faire preuve de pédagogie ;
• Analyser les textes réglementaires et les mettre en œuvre ;
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité.
SAVOIRS ÊTRE
• Sens relationnel ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Écoute et diplomatie ;
• Autonomie et disponibilité ;
• Capacité à conduire des réunions et à s’exprimer en public ;
• Sens de l’organisation ;
• Sens de la confidentialité ;
• Sens du service public.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
L’Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Descriptif du service
Contexte du recrutement
Dans le cadre du partenariat des établissements d'enseignement supérieur du Languedoc Roussillon au sein de la CTOE (Coordination Territoriale Occitanie Est, qui rassemble les Université de Montpellier, Université de Montpellier Paul Valéry, Université de Nîmes, Université de Perpignan Via Domitia), l'UMPV porte les missions d’accueil et d’accompagnement des étudiants et chercheurs internationaux. Le Service d'accueil International étudiants/chercheurs (SAIEC) est en charge de ces missions, participant ainsi au rayonnement international du site. Il accueille et informe les étudiants et chercheurs sur toutes les démarches administratives.
Rattachement hiérarchique : N+1 directeur du SAIEC
L’assistant(e) de direction gère des missions polyvalentes pour assurer le bon fonctionnement du SAIEC.
Poste localisé sur le site de Boutonnet : SAIEC - 8 rue de l'École Normale
À propos de l'offre
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Lieu d'exercice
Site Boutonnet 8, Rue de l'école Normale MONTPELLIER -
Vacant à partir du 05/11/2025
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Assistante / Assistant de direction
